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Des informations à transmettre aux salariés nouvellement embauchés

Les employeurs doivent communiquer différentes informations relatives à la relation de travail à leurs nouveaux salariés.

Depuis le 1er novembre 2023, les employeurs doivent remettre à leurs salariés nouvellement embauchés un ou plusieurs documents écrits contenant les informations principales relatives à la relation de travail. Cette obligation découle de la loi destinée à mettre en conformité le droit français avec le droit européen et, notamment, avec la directive « relative à des conditions de travail transparentes et prévisibles dans l’Union européenne ».

En pratique : les employeurs français communiquaient déjà la plupart de ces informations dans le contrat de travail, qu’il soit à durée indéterminée ou à durée déterminée, ou le bulletin de paie.

Quelles informations transmettre ?

Les employeurs doivent, dans les 7 jours calendaires à compter de son embauche, informer individuellement leur salarié de :
– l’identité des parties au contrat de travail ;
– son(ses) lieu(x) de travail et, si elle est distincte, l’adresse de l’employeur ;
– l’intitulé de son poste, ses fonctions, la catégorie socioprofessionnelle ou la catégorie d’emploi ;
– sa date d’embauche ;
– la date de fin ou la durée prévue du contrat pour les contrats à durée déterminée ;
– le cas échéant, la durée et les conditions de la période d’essai ;
– les éléments constitutifs de sa rémunération (salaires, primes, etc.), indiqués séparément, y compris les majorations pour heures supplémentaires, ainsi que la périodicité et les modalités de paiement de cette rémunération ;
– la durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou ses modalités d’aménagement sur une autre période de référence, les conditions dans lesquelles le salarié peut être conduit à effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires, ainsi que, le cas échéant, toute modalité concernant les changements d’équipe en cas d’organisation du travail en équipes successives alternantes. Et les employeurs doivent, dans le mois suivant son embauche, communiquer à leur salarié :
– l’identité de l’entreprise utilisatrice pour les travailleurs temporaires ;
– le droit à la formation assuré par l’employeur ;
– la durée des congés payés ou les modalités de calcul de cette durée ;
– la procédure à observer par l’employeur et le salarié en cas de cessation de leur relation de travail ;
– les conventions et accords collectifs applicables au salarié ;
– les régimes obligatoires auxquels il est affilié, la mention des contrats de protection sociale complémentaire dont les salariés bénéficient collectivement en application d’un accord collectif ou d’une décision unilatérale de l’employeur ainsi que, le cas échéant, les conditions d’ancienneté.

Précision : pour certaines informations, les employeurs peuvent simplement renvoyer aux dispositions législatives et règlementaires (Code du travail, notamment) ou aux stipulations conventionnelles applicables (convention collective, accord d’entreprise…). Il en est ainsi de celles sur la période d’essai, le droit à la formation, les congés payés, la procédure en cas de cessation de leur relation de travail, la rémunération et les heures supplémentaires, la durée de travail ainsi que les régimes obligatoires et la protection sociale complémentaire.

Enfin, les employeurs doivent informer les salariés des modifications de ces informations, sauf si celles-ci sont dues exclusivement à un changement des dispositions législatives et règlementaires ou des textes conventionnels. Cette information est à donner dans les plus brefs délais, et au plus tard à la date de prise d’effet de la modification.

À noter : les salariés exerçant habituellement leur activité professionnelle en France qui sont appelés à travailler à l’étranger pour plus de 4 semaines consécutives doivent, avant leur départ, être informés notamment du(des) pays concerné(s) et de la durée prévue, de la devise de la rémunération, des avantages en espèces et en nature et des modalités de rapatriement.

Comment les transmettre ?

Les employeurs adressent ces informations au salarié sous format papier, par tout moyen conférant date certaine (lettre recommandée avec accusé de réception, par exemple). Cependant, ils peuvent les communiquer sous version électronique si le salarié dispose d’un moyen d’y accéder, si ces informations peuvent être enregistrées et imprimées et s’ils conservent un justificatif de leur transmission ou de leur réception.

En pratique : le ministère du Travail va publier des modèles de documents afin de faciliter la tâche des employeurs, notamment des TPE.

Et en l’absence de communication de ces informations ?

Les salariés qui ne reçoivent pas les informations dans les délais peuvent mettre en demeure leur employeur de les leur transmettre. En l’absence de réponse dans les 7 jours, ils peuvent alors saisir le conseil des prud’hommes.

Art. 19, loi n° 2023-171 du 9 mars 2023, JO du 10Décret n° 2023-1004 du 30 octobre 2023, JO du 31

Article publié le 06 novembre 2023 – © Les Echos Publishing 2023 – Crédit photo : Thomas Tolstrup

Dirigeants associatifs : affiliation au régime de Sécurité sociale

Les dirigeants rémunérés par une association dont la moyenne des ressources propres des trois derniers exercices dépasse 200 000 € par an sont assujettis au régime général de Sécurité sociale.

La gestion désintéressée d’une association est l’un des éléments permettant d’établir son absence de caractère lucratif et donc de l’exonérer des impôts commerciaux. Elle suppose notamment que ses dirigeants soient bénévoles. Cependant, par exception, ces derniers peuvent être payés sans remise en cause de la gestion désintéressée de l’association. Ainsi, une association peut rémunérer un dirigeant si la moyenne des ressources annuelles de ses trois derniers exercices, excluant celles provenant des personnes morales de droit public, dépasse 200 000 €, deux dirigeants quand elle excède 500 000 € et trois si elle est supérieure à 1 M€.

Attention : l’ensemble des rémunérations perçues par un dirigeant (y compris au sein d’un autre organisme sans but lucratif) ne doit pas excéder trois fois le plafond de la Sécurité sociale, soit, en 2023, 10 998 € par mois.

Une affiliation à la Sécurité sociale ?

Ces dirigeants rémunérés doivent-ils être affiliés au régime général de Sécurité sociale ? Autrement dit, l’association doit-elle verser des cotisations sociales sur ces rémunérations ? Oui, mais seulement si les conditions légales sont réunies, vient de rappeler la Cour de cassation. Dans une affaire récente, une association s’était vu notifier, à la suite d’un contrôle Urssaf, un redressement portant sur les cotisations sociales dues sur les indemnités versées à son président. La cour d’appel avait validé ce redressement après avoir constaté que sur la période contrôlée par l’Urssaf, les ressources propres de l’association dépassaient 200 000 €. Un raisonnement censuré par la Cour de cassation : en effet, la cour d’appel aurait dû s’assurer que l’association remplissait les conditions légales exigées pour qu’un dirigeant soit assujetti au régime de Sécurité sociale. Autrement dit, elle aurait dû vérifier que la moyenne des ressources annuelles de ses trois derniers exercices, excluant celles provenant des personnes morales de droit public, dépassait 200 000 €.

Cassation civile 2e, 11 mai 2023, n° 21-20902

Article publié le 30 octobre 2023 – © Les Echos Publishing 2023 – Crédit photo : Copyright by Franziska & Tom Werner

Combien coûte une rupture conventionnelle homologuée ?

Un seul et même régime social s’applique désormais à l’indemnité de rupture conventionnelle homologuée.

Jusqu’alors, le régime social de l’indemnité versée au salarié lors d’une rupture conventionnelle homologuée de son contrat de travail variait selon que ce dernier pouvait ou non prétendre à une pension de retraite. Pour les ruptures conventionnelles homologuées intervenant depuis le 1er septembre 2023, un régime social unique s’applique. Le point sur les dispositions applicables désormais en la matière.

Une exonération de cotisations

L’indemnité de rupture conventionnelle homologuée échappe aux cotisations de Sécurité sociale pour sa part qui n’excède pas le montant le plus élevé entre :
– le minimum légal ou conventionnel de l’indemnité de licenciement ;
– 50 % de l’indemnité de rupture perçue par le salarié ;
– deux fois sa rémunération annuelle brute de l’année civile précédant la rupture.

À noter : seule la part de l’indemnité de rupture conventionnelle qui ne dépasse pas deux fois le plafond annuel de la Sécurité sociale (Pass), soit 87 984 € en 2023, est exonérée de cotisations de Sécurité sociale. Et lorsque cette indemnité excède 10 fois le Pass (439 920 € en 2023), elle est intégralement soumise aux cotisations de Sécurité sociale.

Une contribution de 30 %

L’indemnité de rupture conventionnelle homologuée est soumise à une contribution de 30 % (contre un forfait social au taux de 20 % auparavant), à la charge de l’employeur, sur sa partie exonérée de cotisations de Sécurité sociale. Et elle est assujettie à la CSG-CRDS pour sa part qui dépasse le moins élevé de ces deux montants :
– sa fraction exonérée de cotisations de Sécurité sociale ;
– le minimum légal ou conventionnel de l’indemnité de licenciement.

Illustration

Soit un salarié qui perçoit une rémunération annuelle brute de 40 000 € et une indemnité de rupture conventionnelle de 17 000 €. L’indemnité légale, due en cas de licenciement, s’élevant, elle, à 11 666,66 €. L’indemnité de rupture versée au salarié :
– échappe intégralement aux cotisations de Sécurité sociale puisqu’elle n’excède pas le plus élevé des trois plafonds applicables, soit deux fois sa rémunération annuelle (80 000 €) ;
– est entièrement soumise à la contribution patronale de 30 %, soit un montant de 5 100 € ;
– est assujettie à la CSG-CRDS (9,7 %) pour sa part qui excède l’indemnité légale de licenciement, soit sur : 17 000 – 11 666,66 = 5 333,34 € (soit une CSG-CRDS de 517,33 €).

Article publié le 30 octobre 2023 – © Les Echos Publishing 2023 – Crédit photo : DR

Licenciement : les photos issues des réseaux sociaux sont-elles valables ?

La production en justice de photos issues des réseaux sociaux est valable même si elle porte atteinte à la vie privée des salariés, dès lors qu’elle est indispensable à l’exercice du droit de la preuve et proportionnée au but poursuivi.

Dans le cadre d’une procédure disciplinaire, notamment un licenciement, l’employeur doit être loyal. Autrement dit, il n’est pas autorisé à recourir à un quelconque stratagème pour obtenir des preuves de la faute commise par le salarié. En outre, il ne lui est pas possible de produire des éléments qui portent atteinte à la vie privée du salarié, sauf, selon les juges, si la production de ces éléments est indispensable à l’exercice du droit de la preuve et proportionnée au but poursuivi.Dans deux affaires récentes, des infirmières, affectées au service d’accueil des urgences de nuit, avaient été licenciées pour faute grave. Leur employeur leur reprochait d’avoir organisé des soirées festives au sein de l’hôpital, parfois durant leur temps de travail, impliquant l’introduction et la consommation d’alcool ainsi que de mauvais traitements infligés aux patients. En outre, les deux infirmières avaient posé en maillot de bain sur une photo prise, pendant le temps de travail, dans une salle de suture de l’hôpital. Pour procéder à leur licenciement, l’employeur avait notamment retenu, à titre de preuve, des échanges privés tenus sur les réseaux sociaux (messagerie instantanée Messenger) dans lesquels figurait la fameuse photo en maillot de bain. Estimant que cette preuve portait atteinte à leur vie privée, les infirmières avaient contesté leur licenciement en justice.Saisie du litige, la Cour d’appel de Versailles avait estimé que les conversations privées produites en justice par l’employeur étaient recevables. D’une part, cette production était justifiée eu égard aux fonctions des salariées et proportionnée à l’objectif de protection de l’employeur au titre de ses obligations à l’égard des patients. D’autre part, la photo, puisqu’elle avait été prise sur le lieu de travail à destination d’une ancienne collègue, relevait bien de la sphère professionnelle.À son tour, la Cour de cassation a considéré que les conversations produites par l’employeur étaient recevables. Selon elle, cette production, qui certes portait atteinte à la vie privée des salariées, était indispensable à l’exercice du droit de la preuve et proportionnée au but poursuivi, à savoir la défense de l’intérêt légitime de l’employeur à la protection des patients confiés aux soins des infirmières de son établissement.

Précision : l’employeur avait également recueilli plusieurs éléments attestant de l’introduction et de la consommation d’alcool au sein de l’établissement. Il avait ainsi, produit en justice notamment le témoignage écrit d’une aide-soignante ainsi qu’une liste de denrées et de boissons, à apporter par les salariées, découverte dans les vestiaires de l’hôpital.

Cassation sociale, 4 octobre 2023, n° 22-18217Cassation sociale, 4 octobre 2023, n° 21-25452

Article publié le 30 octobre 2023 – © Les Echos Publishing 2023 – Crédit photo : Liubomyr Vorona

Quand les opérations de contrôle de l’Urssaf sont jugées irrégulières…

Le redressement de l’Urssaf fondé sur des documents non listés dans la lettre d’observations et obtenus auprès d’un tiers peut être annulé par les juges.

Dans le cadre de ses contrôles menés auprès des employeurs et des travailleurs indépendants, l’Urssaf est autorisée à consulter l’ensemble des documents (bulletins de paie, contrats de travail, déclarations sociales nominatives…) lui permettant de s’assurer de la bonne application de la législation de la Sécurité sociale. Sachant que ces documents doivent être demandés auprès de la personne contrôlée et non auprès d’un tiers. En outre, la liste des documents consultés par l’Urssaf doit figurer dans la lettre d’observations adressée au cotisant une fois le contrôle terminé. L’ensemble de ces règles, qui visent à garantir les droits des cotisants, doivent être respectées à la lettre sous peine de voir les opérations de contrôle jugées irrégulières. Dans une affaire récente, une société avait, à la suite d’un contrôle mené par l’Urssaf, reçu une lettre d’observations faisant état d’un redressement portant, notamment, sur l’application de la réduction générale des cotisations sociales patronales. Elle avait ensuite saisi la justice en vue de faire annuler ce redressement. Amenées à se prononcer dans ce litige, la Cour d’appel de Pau, puis la Cour de cassation, ont estimé que le redressement portant sur la réduction générale des cotisations sociales patronales devait être annulé en raison de l’irrégularité des opérations de contrôle. D’une part, les états justificatifs de l’entreprise, sur lesquels le redressement était en partie fondé, ne figuraient pas parmi les documents consultés listés dans la lettre d’observations. D’autre part, ces états avaient été sollicités par l’Urssaf directement auprès d’un salarié de l’entreprise, lequel n’avait pas été autorisé par son employeur à répondre à cette demande.

Cassation civile, 28 septembre 2023, n° 21-21633

Article publié le 26 octobre 2023 – © Les Echos Publishing 2023 – Crédit photo : smolaw11

Certains cancers sont reconnus comme des maladies professionnelles liées à l’amiante

Les salariés du régime général de la Sécurité sociale peuvent voir reconnaître leurs cancers du larynx ou de l’ovaire comme des maladies professionnelles provoquées par l’inhalation de poussières d’amiante.

En septembre 2022, l’Agence nationale de sécurité sanitaire de l’alimentation, de l’environnement et du travail (Anses) reconnaissait l’existence d’un « lien causal avéré » entre les cancers du larynx et des ovaires et l’exposition à l’amiante et préconisait, à ce titre, la création d’un tableau de maladie professionnelle. C’est désormais chose faite avec, le 16 octobre dernier, l’intégration dans le régime général de la Sécurité sociale du tableau nº 30 ter intitulé « Cancers du larynx et de l’ovaire provoqués par l’inhalation de poussières d’amiante ». Ainsi, les salariés qui ont effectué certains travaux les exposant à l’inhalation de poussières d’amiante pendant au moins 5 ans et qui contractent un cancer du larynx ou de l’ovaire dans les 35 ans suivant la fin de cette exposition peuvent bénéficier de la prise en charge de cette maladie au titre d’une maladie professionnelle.

Tableau n° 30 ter relatif aux cancers du larynx et de l’ovaire provoqués par l’inhalation de poussières d’amiante
Désignation des maladies	Délai de prise en charge	Liste limitative des travaux susceptibles de provoquer ces maladies
– Cancer primitif du larynx – Dysplasie primitive de haut grade du larynx	35 ans (sous réserve d’une durée d’exposition minimale de 5 ans)	– Travaux directement associés à la production des matériaux contenant de l’amiante – Travaux nécessitant l’utilisation d’amiante en vrac – Travaux d’isolation utilisant des matériaux contenant de l’amiante – Travaux de retrait d’amiante – Travaux de pose et de dépose de matériaux isolants à base d’amiante – Travaux de construction et de réparation navale – Travaux d’usinage, de découpe et de ponçage de matériaux contenant de l’amiante – Fabrication de matériels de friction contenant de l’amiante – Travaux d’entretien ou de maintenance effectués sur des équipements contenant des matériaux à base d’amiante – Travaux de cardage, filage, tissage d’amiante et confection de produits contenant de l’amiante – Travaux nécessitant le port habituel de vêtements contenant de l’amiante – Travaux de manipulation, d’assemblage, ou de manufacturage de pièce ou de matériaux contenant de l’amiante – Travaux habituellement réalisés dans des locaux exposant directement à de l’amiante à l’état libre
Cancer primitif de l’ovaire à localisation : – ovarienne ; – séreuse tubaire ; – séreuse péritonéale

À savoir : la reconnaissance d’une pathologie en tant que maladie professionnelle permet au salarié de bénéficier, notamment, d’une prise en charge de ses soins par l’Assurance maladie sans avance de frais ainsi que d’indemnités journalières majorées en cas d’arrêt de travail.

Décret n° 2023-946 du 14 octobre 2023, JO du 15

Article publié le 25 octobre 2023 – © Les Echos Publishing 2023 – Crédit photo : PixeloneStocker

Combien d’associations agricoles employeuses en 2022 ?

Plus de 6 400 associations employant 94 870 salariés relevaient du régime agricole l’année dernière.

Entre 2021 et 2022, le nombre d’établissements associatifs agricoles a augmenté de 0,7 % et leur effectif salarié de 2,6 %. L’année dernière, on comptait donc 6 460 établissements associatifs agricoles employant 94 876 salariés, pour une masse salariale de 2,14 milliards d’euros. Ainsi, en 2022, les associations relevant du régime agricole représentaient 4,2 % des établissements associatifs employeurs et faisaient travailler 5 % de l’ensemble du personnel associatif. Quant aux secteurs d’activité de ces associations, 830 d’entre elles seulement œuvraient directement dans l’agriculture, l’élevage, la chasse ou la pêche. Ces dernières employaient 6 500 salariés percevant une rémunération moyenne annuelle de 17 590 €, pour une masse salariale de 114 millions d’euros. Les autres associations agricoles exerçaient leur activité, notamment, dans l’enseignement ou la défense d’intérêts professionnels.

Recherches & Solidarités, La France associative en mouvement, 21e édition, octobre 2023

Association : délégation du pouvoir de licencier les salariés

Le directeur général d’une association dispose de la compétence de licencier les salariés dès lors que le président lui a valablement délégué ce pouvoir.

Dans une association, le pouvoir de licencier les salariés appartient, dans le silence des statuts, à son président. Sauf interdiction prévue dans les statuts ou le règlement intérieur, le président peut déléguer ce pouvoir à un salarié de l’association (directeur général, responsable des ressources humaines, chef de service, responsable de la gestion du personnel, directeur d’établissement, etc.). Dans une affaire récente, un chef d’établissement avait contesté en justice son licenciement au motif que le directeur général qui l’avait prononcé n’en avait pas le pouvoir. Les statuts de l’association prévoyaient que son président pouvait, avec l’agrément du conseil d’administration, déléguer au directeur général l’administration des services et l’embauche du personnel. À ce titre, le conseil d’administration avait, à la demande de la présidente de l’association, voté la délégation, au directeur général, de l’administration et du fonctionnement de l’association en renvoyant, pour le contenu et les limites de cette délégation, à sa fiche de fonction. Une fiche selon laquelle le directeur général était « chargé avec le président du recrutement et du licenciement des chefs d’établissement ». Au vu de ses éléments, les juges ont estimé que la présidente de l’association avait valablement délégué le pouvoir de licencier les chefs d’établissement au directeur général. Ils en ont déduit que le licenciement prononcé par ce dernier était valable.

Précision : les juges ont estimé que même si les statuts mentionnaient uniquement la possibilité de déléguer l’embauche du personnel, le pouvoir de licencier pouvait être également délégué en application du principe du parallélisme des formes. Un principe selon lequel le pouvoir d’embaucher suppose aussi le pouvoir de licencier.

Cassation sociale, 14 juin 2023, n° 21-24162

Pour bien gérer les jours fériés du mois de novembre

Le point sur les règles applicables à la gestion des jours fériés en entreprise.

Le mois de novembre compte deux jours fériés : le jour de la Toussaint (le 1er novembre) et le jour de l’Armistice de 1918 (le 11 novembre). Des jours fériés que vous allez devoir gérer dans votre entreprise…

Quant au travail durant les jours fériés

Les 1er et 11 novembre sont des jours fériés dits « ordinaires ». Aussi, c’est un accord d’entreprise ou, à défaut, votre convention collective qui va déterminer si vos salariés doivent travailler ou bénéficier de jours de repos. Et en l’absence d’accord collectif sur le sujet, c’est à vous de trancher la question.

Attention : en principe, les jeunes de moins de 18 ans ne doivent pas travailler pendant les jours fériés. Et si votre entreprise est située en Alsace-Moselle, ce sont l’ensemble de vos salariés qui doivent être en repos durant les jours fériés.

Quant à la rémunération des salariés

Les salariés qui bénéficient de jours de repos à l’occasion des 1er et 11 novembre doivent voir leur rémunération maintenue dès lors qu’ils cumulent au moins 3 mois d’ancienneté dans votre entreprise ou bien qu’ils sont mensualisés.

Précision : pour les salariés mensualisés ayant moins de 3 mois d’ancienneté, le maintien de salaire ne comprend pas la rémunération des heures supplémentaires qui auraient normalement dû être effectuées durant ces jours fériés chômés.

À l’inverse, si vos salariés viennent travailler durant les jours fériés, ils ne bénéficient d’aucune majoration de salaire, à moins que votre convention collective en dispose autrement.

À savoir : la loi ne prévoit aucun report ou contrepartie en faveur des salariés lorsqu’un jour férié coïncide avec un jour de repos (par exemple, le 11 novembre qui tombe un samedi). En revanche, votre convention collective peut permettre à vos salariés de récupérer ce jour ou de bénéficier d’un complément de salaire.

Quant à l’articulation entre jours fériés et congés payés

Si les 1er et 11 novembre sont chômés dans votre entreprise, vos salariés en vacances ces jours-là ne doivent pas se voir décompter des jours de congés payés. Les journées de congé « économisées » du fait des jours fériés chômés pouvant venir prolonger leur période de vacances ou être prises à une autre période.