Comment interpréter et présenter vos comptes 2020

Depuis peu, vous disposez des comptes de votre exercice 2020, un exercice qui aura été ô combien compliqué pour la plupart d’entre vous. Ces comptes vont permettre à votre expert-comptable de remplir vos obligations fiscales et de déclarer à l’administration votre résultat. Mais leur utilité va bien au-delà de ces aspects déclaratifs, surtout dans la période de pandémie et de crise que nous traversons. Ils vous offrent avant tout la possibilité d’analyser votre performance 2020, puis de la communiquer et de la décrypter à votre partenaire financier, votre banquier.

Interprétez la performance de votre entreprise en 2020

Pour bien comprendre la performance que votre entreprise a réalisée en 2020, il vous faut avant tout examiner votre compte de résultat.

Les comptes qui vous ont été remis sont composés de trois documents : le compte de résultat, le bilan et l’annexe. C’est le compte de résultat qui mesure la performance réalisée par votre entreprise durant cet exercice.

Comment est déterminé le résultat ?

Le compte de résultat fait à la fois apparaître ce que votre entreprise a produit en 2020, c’est-à-dire son chiffre d’affaires, et ce qu’elle a consommé, c’est-à-dire ses charges. Ces consommations pouvant être de natures très différentes. Il peut s’agir notamment d’achats de matières premières ou de marchandises à revendre, de frais de personnel ou de frais financiers. Et de la différence entre son chiffre d’affaires et l’ensemble de ses charges découle le résultat net réalisé par votre entreprise.

La structure de votre résultat

L’examen de votre compte de résultat vous permet donc de déterminer la performance accomplie par votre entreprise. Mais vous devez affiner votre analyse, car cette performance peut découler de l’activité même de votre entreprise, de sa situation financière ou d’éléments exceptionnels. Il est donc important de bien savoir analyser la composition de votre compte de résultat, qui est divisé en trois parties : une partie exploitation, qui comprend le détail des produits et charges d’exploitation et qui sert à déterminer le résultat de l’activité proprement dite ; une partie financière, qui détermine le résultat financier ; une partie exceptionnelle, d’où découle le résultat exceptionnel. Étant précisé que c’est votre résultat d’exploitation qui traduit la performance de votre business, même si, en ce moment, celle-ci est réalisée dans un contexte exceptionnel. Pour finir, c’est le cumul des trois résultats : d’exploitation, financier et exceptionnel, diminué de l’impôt sur les sociétés, qui détermine le bénéfice net comptable ou la perte de l’exercice.

Affinez votre analyse !

Pour favoriser une meilleure analyse, le compte de résultat est stratifié en différents niveaux intermédiaires, appelés « soldes intermédiaires de gestion ». Voici les principaux indicateurs à analyser :

LES SOLDES INTERMÉDIAIRES DE GESTION
CHIFFRE D’AFFAIRES
– Achats de marchandises – Achats consommés
MARGE COMMERCIALE MARGE SUR PRODUCTION
= MARGE BRUTE TOTALE- Charges externes
= VALEUR AJOUTÉE- Impôts et taxes- Frais de personnel
= EXCÉDENT BRUT D’EXPLOITATION+/- Produits et charges divers- Dotations aux amortissements et provisions+ Reprises sur amortissements et provisions
= RÉSULTAT D’EXPLOITATION+/- Produits et charges financiers(Résultat financier)
= RÉSULTAT COURANT+/- Produits et charges exceptionnels(Résultat exceptionnel)- Participation des salariés- Impôt sur les sociétés
= RÉSULTAT NET

Procédez à l’analyse pluriannuelle

Pour bien analyser votre performance de l’année 2020, il convient de regarder l’évolution de chaque poste sur plusieurs années.

Pour une bonne analyse, il est, par ailleurs, indispensable de vous référer à la présentation pluriannuelle de vos données comptables. Cette présentation pluriannuelle permet de mettre en évidence l’évolution de chaque poste et sa contribution positive ou négative dans l’élaboration du résultat. Surtout, la comparaison entre l’année 2020 — exceptionnelle au sens premier du terme — avec l’année 2019, voire 2018 si elle était un peu moins bonne que 2019, est essentielle. Elle vous permettra d’expliquer les principales incidences de la crise sur vos différents postes comptables. L’idéal consiste même à procéder à une comparaison de votre performance 2020 avec celles des deux années précédentes et avec celle que vous anticipez pour 2021, dans le cadre de votre prévisionnel 2021. Ainsi, vous pourrez montrer comment votre entreprise devrait rebondir par une analyse précise de l’impact du contexte et de son évolution sur vos principaux postes comptables (CA, marge brute, principales charges d’exploitation, dont la masse salariale…). Par ailleurs, et plus classiquement, le poids en pourcentage du chiffre d’affaires de certains postes est un indicateur important. Par exemple, le taux de marge globale — et son évolution — sera souvent plus intéressant à analyser que la progression en valeur absolue de cette marge. De même, au niveau de chacune des charges, il est plus pertinent de mesurer leur évolution par rapport au niveau d’activité. Ainsi, le ratio frais de personnel sur chiffre d’affaires et son évolution d’une année sur l’autre permettent d’analyser l’évolution du niveau de productivité de l’entreprise.

Communiquez vos comptes à votre banquier

La façon dont vous présentez vos comptes à votre banquier est primordiale car elle vous permet d’instaurer un climat de confiance entre lui et vous.

Interpréter et comprendre vos comptes est indispensable, mais pas suffisant. Vous devez également communiquer sur votre performance, notamment la présenter et l’expliquer à votre banquier afin qu’il réponde présent lorsque vous aurez besoin de lui, surtout si vous anticipez un besoin de financement durant l’année 2021. Cette démarche est importante, car elle vous permet de créer et de maintenir un climat de confiance entre vous et lui, ce qui se révèle particulièrement nécessaire en cette période de crise.

1 étape : prenez rendez-vous avec votre banquier

Dans les jours qui suivent l’établissement de vos comptes, prenez rendez-vous avec votre banquier. Et surtout préparez ce rendez-vous en prévoyant la façon dont vous présenterez votre performance 2020 et la situation financière de votre entreprise. Sans oublier, avant la date convenue, de lui transmettre vos comptes annuels et vos données prévisionnelles afin qu’il puisse, lui aussi, préparer cette entrevue.

2 étape : recevez-le dans votre entreprise

Recevez votre banquier dans votre entreprise afin qu’il puisse mieux l’appréhender, qu’il fasse connaissance avec vos collaborateurs, qu’il visite vos installations et découvre vos produits. Chez vous, il sera plus disponible. Au cours de cet entretien, vous lui rappellerez les caractéristiques de votre activité, le positionnement de votre entreprise dans son secteur, ses moyens, mais aussi toutes les mesures prises ou envisagées pour faire face à la situation économique.

3 étape : présentez-lui vos comptes

Lors de cette rencontre, virtuelle ou physique, vous serez amené à lui commenter certains indicateurs clés. Vous évoquerez notamment avec lui : votre résultat, afin qu’il puisse juger de l’impact de la crise sur votre business et du niveau de résilience de votre modèle économique et de votre équipe ; l’évolution de votre chiffre d’affaires, afin qu’il ait une idée du niveau de repli de votre activité face à la crise ; votre trésorerie, qui correspond à l’ensemble de vos avoirs disponibles en caisse ou à la banque ; et enfin, tous les évènements spécifiques à la gestion de la crise.

Les points à mettre en avant cette année

Cette année est particulière à plus d’un titre et doit orienter votre discours vers une série de points très spécifiques à la gestion de la crise. Vous devez, en effet, attirer l’attention de votre banquier sur : les économies de charges que vous avez réalisées depuis mars 2020, notamment les économies de masse salariale permises par le recours au chômage partiel, les non-remplacements de salariés partis ou les reports d’embauches ; les incidences de l’augmentation de votre taux d’endettement. Si vous avez souscrit un PGE, votre taux d’endettement sur fonds propres a dû augmenter, ce qui peut inquiéter votre banquier. Rassurez-le si vous n’avez pas — ou pas intégralement — « consommé » votre emprunt ; le chiffre d’affaires que vous êtes allé chercher en revisitant votre modèle — à l’instar des restaurateurs qui se sont lancés dans la vente à emporter — ou en revoyant votre méthodologie commerciale — en relançant, par exemple, tous les contacts pris et non aboutis ces dernières années, ainsi que votre faculté à continuer à tirer bénéfice de ces changements, même lorsque le gros de la crise sera passé ; l’accélération de la digitalisation de votre entreprise, et notamment de votre marketing, si vous avez profité de cette période pour investir plus fortement les réseaux sociaux et pour doper votre stratégie de vente en ligne ; votre document prévisionnel 2021, ainsi que l’état de votre carnet de commandes en ce début d’année, et plus généralement la façon dont vous envisagez la relance de votre activité, de même que votre plan de trésorerie 2021.

Quelques conseils de bon sens

Pour réussir votre rendez-vous, soyez clair et veillez à ne pas noyer votre interlocuteur dans des détails, et surtout à ne pas donner l’impression que vous cachez quelque chose. La transparence est primordiale, particulièrement en cette période. Et à toute question du banquier, vous devez apporter une réponse. Si celle-ci n’est pas immédiate, notez-la et prenez soin d’envoyer à votre interlocuteur un petit courriel d’explications dans les plus brefs délais, après avoir pris soin d’interroger, au besoin, le cabinet.

Article publié le 19 mars 2021 – © Les Echos Publishing 2021

Liquidation judiciaire : le dirigeant bénévole peut-il être inquiété ?

Bien qu’il soit bénévole, le dirigeant d’une société mise en liquidation judiciaire, qui a commis des fautes de gestion ayant contribué à l’insuffisance d’actif, peut être condamné à combler une partie du passif. Sa responsabilité peut être engagée à ce titre de la même manière que s’il était rémunéré.

Lorsqu’une société est mise en liquidation judiciaire, il n’est pas rare que le liquidateur cherche à engager la responsabilité de son dirigeant en lui reprochant d’avoir commis une faute de gestion ayant contribué à l’insuffisance d’actif, c’est-à-dire quand l’actif de la société ne suffit pas à régler ses créanciers (ce qui est toujours le cas). Au terme de cette action, dite « en comblement de passif », le dirigeant peut alors être condamné à payer sur ses deniers personnels tout ou partie des dettes de la société.


Précision : une simple négligence dans la gestion de la société ne peut toutefois pas être retenue à l’encontre d’un dirigeant pour mettre en jeu sa responsabilité et lui faire payer personnellement une partie des dettes de celle-ci.

Pas de pitié pour le dirigeant bénévole !

Lorsqu’il est bénévole, un dirigeant de société peut être condamné à combler le passif social de la même manière que s’il était rémunéré.C’est ce que les juges ont déclaré dans une affaire où le dirigeant d’une société par actions simplifiée mise en liquidation judiciaire, à qui il était reproché d’avoir commis des fautes de gestion ayant conduit à aggraver les dettes de la société, avait tenté de faire valoir que sa responsabilité devait être appliquée moins rigoureusement car ses fonctions n’étaient pas rémunérées. À l’appui de sa demande, il avait invoqué un article du Code civil (l’article 1992) qui prévoit que la responsabilité du mandataire est appliquée moins rigoureusement à celui dont le mandat est gratuit. Un argument rejeté par les juges qui ont affirmé que ce texte ne s’applique pas à la situation du dirigeant d’une société en liquidation judiciaire poursuivi en paiement de l’insuffisance d’actif.Cassation commerciale, 9 décembre 2020, n° 18-24730

Article publié le 29 janvier 2021 – © Les Echos Publishing 2021

Fonds de solidarité : les nouvelles règles applicables

Le fonds de solidarité a été créé pour aider les TPE affectées par la crise du Covid-19. Mise en place au mois de mars, puis réduite au fil des mois, cette aide a été reconduite et renforcée pour les mois d’octobre et de novembre 2020 en raison du reconfinement. Tour d’horizon de ses nouvelles conditions d’octroi.

Les structures éligibles

Les entreprises, les travailleurs indépendants et certaines associations peuvent bénéficier du fonds de solidarité.

Les structures, quel que soit leur statut (société, TNS, association…) ou leur chiffre d’affaires réalisé en 2019, sont éligibles à condition :– d’employer 50 salariés au plus ;– que l’effectif cumulé de la holding et de la ou des filiales soit inférieur à 50 salariés lorsque l’entreprise est contrôlée par une holding ;– d’avoir débuté leur activité avant le 31 août pour les pertes de septembre et avant le 30 septembre pour celles enregistrées aux mois d’octobre et de novembre.

Pour le mois d’octobre

Jusqu’à 333 € par jour de fermeture sont proposés aux entreprises qui ont été interdites d’accueillir du public pendant le couvre-feu.

Les entreprises interdites d’accueil du public

Les entreprises qui ont subi une fermeture administrative entre le 25 septembre et le 31 octobre en raison des mesures de protection sanitaire peuvent bénéficier d’une aide égale à leur perte de chiffre d’affaires, dans la limite de 333 € par jour de fermeture.


Exemple : un bar de Marseille est fermé depuis le 10 octobre. D’habitude ouvert tous les jours sauf le lundi, il a perdu 18 jours de fonctionnement en octobre. Il peut prétendre à une aide maximale de 5 994 € (333 € x 18 jours).

Les entreprises situées dans les zones de couvre-feu

Peuvent également prétendre à une aide au titre du mois d’octobre, les entreprises domiciliées dans les zones placées sous couvre-feu, appartenant aux secteurs en grande difficulté (secteurs A : restauration, hôtellerie, sport, spectacles…) ou aux secteurs connexes (secteurs B) sous certaines conditions d’éligibilité (voir précision ci-dessous) et qui ont perdu plus de 50 % de leur chiffre d’affaires pendant cette même période. Cette aide correspond à leur perte de chiffre d’affaires dans la limite de 10 000 €.Quant aux entreprises domiciliées dans ces mêmes zones mais n’appartenant pas à ces secteurs, et qui ont également perdu au moins 50 % de leur chiffre d’affaires, elles peuvent bénéficier, elles, d’une aide couvrant leur perte de chiffre d’affaires mais dans la limite de 1 500 €.


Précision : pour être éligibles, les entreprises des secteurs connexes (B) doivent avoir accusé une perte de chiffre d’affaires supérieure à 80 % entre le 15 mars et le 15 mai 2020 et la même période de l’année 2019, ou une autre période de référence (chiffre d’affaires mensuel moyen de 2019 ou chiffre d’affaires proratisé pour les entreprises créées après le 15 mars 2019). Une condition qui n’est pas retenue pour les entreprises créées après le 10 mars 2020.

Les autres entreprises

En dehors de ces zones, les entreprises des secteurs A et B remplissant les conditions d’éligibilité peuvent bénéficier d’une aide égale à leur perte de chiffre d’affaires dans la limite de 1 500 €, à condition que cette perte soit comprise entre 50 et 70 %. Ce plafond d’aide atteint 10 000 € (ou 60 % de leur chiffre d’affaires mensuel) lorsque la baisse du chiffre d’affaires est supérieure à 70 %.

Calcul de la perte de chiffre d’affaires

La perte de chiffre d’affaires à prendre en compte correspond à la différence entre le chiffre d’affaires réalisé en octobre (ramené sur le nombre de jours de fermeture au public, le cas échéant) et, au choix de l’entreprise :– le chiffre d’affaires réalisé lors de la même période en 2019 ;– le chiffre d’affaires mensuel moyen réalisé en 2019 (ramené sur le nombre de jours de fermeture au public, le cas échéant).Précisons que pour les entreprises interdites d’accueillir du public, le chiffre d’affaires de référence ne doit pas tenir compte des ventes à distance avec retrait en magasin ou des livraisons réalisées pendant la période de fermeture au public.


Exemple : pour calculer sa perte de chiffre d’affaires, notre bar de Marseille a pris en compte son chiffre d’affaires mensuel moyen réalisé en 2019, soit 10 000 €. Il l’a ramené sur le nombre de jours de fermeture au public (10 000 € / 27 jours ouvrés en octobre x 18 jours fermés), soit 6 667 €. Quant à son chiffre d’affaires d’octobre 2020, il correspond aux ventes réalisées lors des 9 premiers jours travaillés d’octobre, soit 3 500 €. Somme à laquelle n’ont pas été ajoutées les recettes réalisées depuis la fermeture par des ventes à emporter de cocktails sans alcool (450 €). Finalement, sa perte de chiffre d’affaires est estimée à 6 667 € – 3 500 €, soit 3 167 €. Le montant maximal de l’aide étant de 5 994 € (333 € x 18 jours), il peut espérer recevoir 3 167 € au titre d’octobre.

Quels sont les secteurs « A » et les secteurs « B » ?

Les annexes du décret n° 2020-757 du 20 juin 2020, publié au JO du 21, listent les secteurs en grande difficulté et les secteurs connexes auxquels doivent appartenir les entreprises pour bénéficier des conditions étendues du fonds de solidarité.Voici quelques exemples :– Secteur A : débit de boissons, téléphériques et remontées mécaniques, fêtes foraines, gestion d’installations sportives, terrains de camping et parcs pour caravanes, restauration traditionnelle et rapide, services de restauration collective sous contrat, de cantines et restaurants d’entreprise, services des traiteurs, transport transmanche, transports routiers réguliers de voyageurs, projection de films…- Secteur B : culture de plantes à boissons, culture de la vigne, pêche en mer et en eau douce, aquaculture, production de boissons alcooliques distillées, vinification, commerce de gros de fruits et légumes, production de fromages sous AOP et IGP, location de courte durée de voitures et de véhicules automobiles légers, éditeurs de livres, stations-service…

Pour le mois de novembre

Les pertes de chiffre d’affaires du mois de novembre peuvent être compensées pour certaines entreprises dans la limite de 10 000 €.

Les entreprises interdites d’accueil du public

Les entreprises qui subissent une fermeture administrative au cours du mois de novembre peuvent bénéficier d’une aide égale à leur perte de chiffre d’affaires jusqu’à 10 000 €.

Les entreprises des secteurs A et B

Les entreprises des secteurs A qui ont perdu au moins 50 % de chiffre d’affaires en novembre ont droit à une aide égale à leur perte de chiffre d’affaires dans la limite de 10 000 €.Celles des secteurs B, sous réserve de remplir les conditions d’éligibilité (voir précision ci-dessous) ne peuvent prétendre qu’à une aide plafonnée à 80 % de leur perte de chiffre d’affaires, dans la limite de 10 000 €.


À noter : dans ce second cas, lorsque la perte de chiffre d’affaires de l’entreprise est supérieure à 1 500 €, l’aide minimale accordée est de 1 500 €. Si cette perte est inférieure ou égale à 1 500 €, l’aide est égale à 100 % de la perte de chiffre d’affaires.


Précision : pour être éligibles, les entreprises des secteurs connexes (B) doivent avoir accusé une perte de chiffre d’affaires supérieure à 80 % entre le 15 mars et le 15 mai 2020 et la même période de l’année 2019, ou une autre période de référence (chiffre d’affaires mensuel moyen de 2019 ou chiffre d’affaires proratisé pour les entreprises créées après le 15 mars 2019). Une condition qui n’est pas retenue pour les entreprises créées après le 10 mars 2020.

Les autres entreprises

Les autres entreprises, c’est-à-dire celles n’ayant pas été frappées par une mesure de fermeture administrative et n’appartenant pas aux secteurs A et B, sont éligibles à une aide couvrant leur perte de chiffre d’affaires dans la limite de 1 500 €.

Calcul de la perte de chiffre d’affaires

La perte de chiffre d’affaires à prendre en compte correspond à la différence entre le chiffre d’affaires réalisé au mois de novembre et, au choix de l’entreprise :- le chiffre d’affaires réalisé lors de la même période de l’année 2019 ;- le chiffre d’affaires mensuel moyen réalisé en 2019.En outre, comme au mois d’octobre, les entreprises qui subissent une interdiction d’accueil du public ne doivent pas tenir compte, dans le calcul de leur chiffre d’affaires de référence, des ventes à distance avec retrait en magasin ou des livraisons réalisées en novembre pendant la période de fermeture au public.

Quelle démarche doit-on accomplir ?

La demande d’aide doit être réalisée de manière dématérialisée dans les 2 mois qui suivent la fin du mois pour lequel l’aide est sollicitée.

Pour obtenir l’aide de 10 000 € au plus au titre du mois d’octobre ou de novembre, la demande doit être effectuée dans les 2 mois qui suivent la période concernée. Cette demande s’effectue par voie dématérialisée via l’espace « particulier » du chef d’entreprise sur le site www.impots.gouv.fr.Doivent principalement être fournis dans le cadre de cette demande :– les identifiants de la structure (SIREN, SIRET) ;– un relevé d’identité bancaire ;– une déclaration sur l’honneur attestant que la structure remplit bien les conditions d’octroi de l’aide ;– une estimation du montant de la perte de chiffre d’affaires ;– le cas échéant, l’indication du montant des pensions de retraite ou des indemnités journalières de Sécurité sociale perçues ou à percevoir par le chef d’entreprise pour le mois concerné ;– pour les entreprises exerçant leur activité principale dans les secteurs B, une attestation de leur expert-comptable confirmant qu’elles remplissent les critères d’éligibilité.

Article publié le 17 novembre 2020 – © Les Echos Publishing 2021

Comment déjouer les tentatives de fraude ?

Les fraudes externes continuent de frapper les entreprises, voire se sont développées pendant la période de confinement. Pour les contrer, tous les collaborateurs doivent être mobilisés.

La fraude au faux fournisseur : 48 % des tentatives

Se faire passer pour un fournisseur pour demander à « son » client un changement de coordonnées bancaires est la fraude externe la plus répandue.

Jean-Pierre travaille au service comptable d’une centrale d’achat alimentaire. Un jour, il reçoit un courriel d’un gros fournisseur, une coopérative agricole, qui lui indique un changement de coordonnées bancaires et un changement de numéro de téléphone. Le courriel est signé par son interlocuteur habituel, M. Jean, le directeur administratif de la coopérative. Jean-Pierre compose le nouveau numéro. On lui indique que M. Jean est en déplacement et on lui confirme le changement de numéro de compte. Au cours des 6 mois suivants, Jean-Pierre met en paiement trois factures pour un total de 230 000 €.Un jour, M. Jean appelle Jean-Pierre car il n’a pas été payé. Ensemble, ils découvrent la fraude.

Comment se protéger ?

En cas de demande de changement de coordonnées bancaires d’un fournisseur, il faut, surtout si le nouveau compte est à l’étranger :- contacter directement le fournisseur en question sans utiliser les coordonnées présentées dans le courriel ou le courrier papier ;- mettre en place un système de double validation pour tout changement de ce type.

Comment réagir ?

Si un virement vient d’être effectué, sans attendre, il convient :- d’alerter sa banque pour bloquer le paiement ;- de saisir les autorités ;- de prévenir le fournisseur.

Une variante : les escrocs ne manquent pas d’imagination ! Certains d’entre eux n’hésitent pas à contacter les entreprises en se faisant passer pour l’administration. Le motif : obtenir une copie des factures impayées de leurs clients à des fins prétendument statistiques. En réalité, grâce à ces factures, ils n’ont plus qu’à contacter les clients « en retard » en se faisant passer pour une société de recouvrement et à les faire payer.

La fraude au président : 38 % des tentatives

Même si elle émane de sa hiérarchie, une demande de paiement pressante et inhabituelle doit éveiller l’attention.

Directeur financier de la filiale néerlandaise d’un groupe français de cinéma, Edwin reçoit, un jour de mars 2018, un courriel venant de la direction générale française. Dans ce courriel, il est question de l’acquisition d’une société à Dubaï. Une opération qui doit être menée avec discrétion et rapidité au risque d’être compromise et qui nécessite que la filiale néerlandaise procède à une avance de fonds. Par prudence, Edwin en informe Derje, sa directrice. Puis, tous deux persuadés du caractère légitime de la demande, ils ordonnent plusieurs virements. La fraude ne sera détectée que quelques semaines plus tard. Au total, 19,2 M€ auront été détournés.

Comment se protéger ?

La fraude au président est un cas typique d’abus de confiance. Elle s’appuie sur la connaissance que les fraudeurs ont de l’entreprise cible, sur la mise en place d’un scénario crédible et sur leur capacité à contrôler psychologiquement la personne qui, malgré elle, va devenir leur complice. Pour limiter ce risque de fraude, il faut :- assurer la confidentialité des organigrammes (au moins en extraire le nom et les coordonnées des responsables financiers et comptables) ;- limiter la communication de l’entreprise autour de ses partenariats et de ses grands projets ;- sensibiliser les salariés en leur présentant la mécanique de cette fraude ;- rappeler aux salariés qu’ils doivent systématiquement mettre en place une procédure de validation permettant de s’assurer de l’identité du demandeur et du caractère légitime de la demande (par exemple, contacter directement le chef d’entreprise, un cadre, le cabinet d’expertise comptable, même s’ils sont en vacances) quand la demande est insolite et/ou formulée par un interlocuteur inconnu faisant preuve d’insistance (flatterie, intimidation) ;- mettre en place un protocole de double signature ou un principe de supervision pour tout virement supérieur à 1 000 €.

Comment réagir ?

Si le virement vient d’être effectué, il n’est peut-être pas trop tard. Les banques disposent, en effet, d’une possibilité de rappel des fonds durant les premières heures qui suivent l’ordre. Sans attendre, il convient :- d’alerter sa banque (y compris en dehors des heures d’ouverture, via son numéro d’urgence) ;- de saisir les autorités (la police dispose de services spécialisés).

Attention : mettre la pression sur sa victime et l’isoler est la base de toute escroquerie. Aussi, pour rompre cette emprise, le réflexe doit consister, en cas de doute, même léger, à toujours en parler à un tiers.

Les cyber-fraudes : 29 % des tentatives

Les courriels inhabituels invitant à télécharger des pièces jointes ou à renseigner des mots de passe doivent finir dans la corbeille.

Cadre administratif dans une société de transport de marchandises, Gilles est en télétravail depuis le début du confinement. Comme tous ses collègues dans le même cas, il passe plusieurs heures par jour à participer à des visioconférences. Et d’ailleurs, il vient de recevoir un courriel aux couleurs de Zoom. L’outil de visioconférence lui indique qu’il peut, pendant 48 heures, visionner l’enregistrement de la dernière réunion de direction. Une réunion à laquelle il n’a pas pu assister. Il se connecte, via ce courriel, sur une page d’accueil où ses code et mot de passe Microsoft lui sont demandés. Il ne s’en étonne pas et les renseigne. Or il n’accédera jamais à l’enregistrement de la conférence mais apprendra, quelques jours plus tard, que le serveur de son entreprise a été victime d’une attaque de rançongiciel qui a bloqué son fonctionnement pendant une semaine.

Comment se protéger ?

Le phishing (tentative d’extorsion de mots de passe ou de coordonnées bancaires via des mails ou des interfaces Web imitant ceux d’une entreprise ou d’une administration) et les rançongiciels (logiciels cryptant les données et réclamant une rançon pour les libérer) se répandent comme tous les logiciels malveillants. Dès lors, il convient :- de mettre à jour les antivirus et systèmes d’exploitation ;- de ne jamais ouvrir les pièces jointes des courriels douteux (inhabituels, expéditeurs inconnus, style impersonnel, texte mal traduit…) ;- d’effectuer une sauvegarde quotidienne des données stockées sur des supports déconnectés du réseau.

Comment réagir ?

Dès qu’une machine est touchée, immédiatement, il faut :- la déconnecter du réseau ;- alerter les services techniques (internes ou externes à l’entreprise) ;- porter plainte ;- ne pas payer la rançon demandée (rançongiciel).

Article publié le 18 juin 2020 – © Les Echos Publishing 2020

Fonds de solidarité : retour sur ce dispositif

Mis en place dès le mois de mars et reconduit au mois d’avril 2020 pour aider les petites entreprises affectées par la crise du Covid-19, le fonds de solidarité a été prorogé pour le mois de mai. Présentation du dispositif.

Qu’est-ce que le fonds de solidarité et qui peut en bénéficier ?

Toutes les petites structures (TPE, associations, travailleurs indépendants…) sont, sous conditions, éligibles au fonds de solidarité.

Le fonds de solidarité a été créé pour aider les petites entreprises durement affectées par la crise du coronavirus. Ce fonds est financé par l’État, les régions et les collectivités d’outre-mer.

Les structures éligibles

Toutes les entreprises, quel que soit leur statut (société, travailleur indépendant – commerçant, artisan, professionnel libéral, exploitant agricole – association, micro-entrepreneur), sont éligibles, à condition :- d’avoir un effectif égal ou inférieur à 10 salariés ;- d’avoir, sur le dernier exercice, réalisé un chiffre d’affaires inférieur à un million d’euros ;- de ne pas s’être trouvé en situation de liquidation judiciaire au 1er mars 2020 ;- de ne pas avoir de dette fiscale ou sociale impayée au 31 décembre 2019, à l’exception de celles bénéficiant d’un plan de sauvegarde ou de redressement.

Précision : les associés de groupement agricole d’exploitation en commun (Gaec) sont éligibles, à titre individuel, à l’aide du fonds de solidarité. Et seules les associations assujetties aux impôts commerciaux ou employant au moins un salarié sont éligibles.

Dans quel cas peut-on bénéficier de l’aide ?

Les conditions permettant de bénéficier du fonds de solidarité ne sont pas forcément les mêmes pour les mois de mars, avril et mai.

Pour le mois de mars 2020

Peuvent prétendre à cette aide, les entreprises qui ont débuté leur activité avant le 1er février 2020 et qui ont :- soit stoppé leurs activités en raison d’une mesure d’interdiction d’accueil du public intervenue entre le 1er mars et le 31 mars 2020 ;- sot réalisé un chiffre d’affaires au mois de mars 2020 au moins 50 % inférieur à celui réalisé en mars 2019 ;- et réalisé sur l’exercice précédent un bénéfice imposable, augmenté le cas échéant des sommes versées au dirigeant, inférieur à 60 000 €.

Précision : les entrepreneurs bénéficiant d’un contrat de travail à temps complet ou d’une pension de retraite et ayant touché plus de 800 € d’indemnités journalières de Sécurité sociale au mois de mars 2020 ne sont pas éligibles.

À noter : si l’entreprise a été créée après le 1 mars 2019, la comparaison, pour évaluer la perte de 50 %, se fera entre le chiffre d’affaires du mois de mars 2020 et le chiffre d’affaires mensuel moyen calculé sur les mois d’activité de l’entreprise entre sa date de création et le 29 février 2020.

Précision : lorsque l’entrepreneur a bénéficié d’un congé pour maladie, accident du travail ou maternité durant la période comprise entre le 1 mars 2019 et le 31 mars 2019, la comparaison se fera entre le chiffre d’affaires réalisé au mois de mars 2020 et le chiffre d’affaires mensuel moyen réalisé sur la période comprise entre le 1 avril 2019 et le 29 février 2020.

Pour le mois d’avril 2020

Peuvent prétendre à cette aide, les entreprises qui ont débuté leur activité avant le 1er mars 2020 et qui ont :- soit stoppé leurs activités en raison d’une mesure d’interdiction d’accueil du public intervenue entre le 1er avril et le 30 avril 2020 ;- soit réalisé un chiffre d’affaires au mois d’avril 2020 au moins 50 % inférieur à celui réalisé en avril 2019 ou, au choix de l’entreprise, au chiffre d’affaires mensuel moyen de l’année 2019 ;- et réalisé sur l’exercice précédent un bénéfice imposable, augmenté le cas échéant des sommes versées aux dirigeants associés, inférieur à 60 000 €.

À savoir : les entrepreneurs bénéficiant, au 1 mars 2020, d’un contrat de travail à temps complet, ou qui ont touché au mois d’avril 2020 des indemnités journalières de Sécurité sociale ou une pension de retraite pour un montant supérieur à 1 500 € ne sont pas éligibles.

Précision : pour les entreprises en nom propre, le montant des 60 000 € est doublé si le conjoint exerce une activité régulière dans l’entreprise au titre de conjoint collaborateur. Pour les sociétés, la limite est portée à 60 000 € par associé et conjoint collaborateur.

À noter : si l’entreprise a été créée après le 1 avril 2019, la comparaison, pour évaluer la perte de 50 %, se fera entre le chiffre d’affaires du mois d’avril 2020 et le chiffre d’affaires mensuel moyen calculé sur les mois d’activité de l’entreprise entre sa date de création et le 29 février 2020.

Pour le mois de mai 2020

Peuvent prétendre à cette aide, les entreprises qui ont débuté leur activité avant le 1er mars 2020 et qui ont :- soit stoppé leurs activités en raison d’une mesure d’interdiction d’accueil du public intervenue entre le 1er mai 2020 et le 31 mai 2020 ;- soit réalisé un chiffre d’affaires au mois de mai 2020 au moins 50 % inférieur à celui réalisé en mai 2019 ou, au choix de l’entreprise, au chiffre d’affaires mensuel moyen de l’année 2019 ;- et réalisé sur l’exercice précédent un bénéfice imposable, augmenté le cas échéant des sommes versées aux dirigeants associés, inférieur à 60 000 €.

À savoir : les entrepreneurs bénéficiant, au 1 mars 2020, d’un contrat de travail à temps complet, ou qui ont touché au mois de mai 2020 des indemnités journalières de Sécurité sociale ou une pension de retraite pour un montant supérieur à 1 500 € ne sont pas éligibles.

Précision : pour les entreprises en nom propre, ce montant de 60 000 € est doublé si le conjoint du chef d’entreprise exerce une activité régulière dans l’entreprise au titre de conjoint collaborateur. Pour les sociétés, la limite est portée à 60 000 € par associé et par conjoint collaborateur.

À noter : si l’entreprise a été créée entre le 1 mai 2019 et le 31 janvier 2020, la comparaison, pour évaluer la perte de 50 %, se fera entre le chiffre d’affaires du mois de mai 2020 et le chiffre d’affaires mensuel moyen calculé sur les mois d’activité de l’entreprise entre sa date de création et le 29 février 2020.

Pour le mois de juin 2020

À en croire les annonces du gouvernement, le fonds de solidarité pourrait être prolongé au mois de juin au seul profit des entreprises qui n’ont pu reprendre leur activité à partir du 11 mai (bars, restaurants, cinéma…).

Quel est le montant de l’aide ?

L’aide peut atteindre 1 500 € par mois en fonction de la perte de chiffre d’affaires réalisée.

L’aide correspond à la perte déclarée de chiffre d’affaires pour le mois de mars 2020 et/ou le mois d’avril 2020 et/ou le mois de mai dans la limite de 1 500 € par mois.

À noter : lorsque les entrepreneurs ont bénéficié d’une pension de retraite ou d’indemnités journalières de Sécurité sociale au mois d’avril ou mai, le montant de l’aide attribuée pour chacun de ces mois est réduit du montant de ces pensions et indemnités.

En outre, en complément, une aide régionale forfaitaire de 2 000 € à 5 000 € pourra être consentie aux entreprises d’au moins 1 salarié (en CDD ou CDI) ainsi qu’à celles ayant fait l’objet d’une interdiction d’accueil du public entre le 1er mars 2020 et le 11 mai 2020 et dont le chiffre d’affaires 2019 est au moins égal à 8 000 € :- si elles se trouvent dans l’impossibilité de régler leurs dettes exigibles à 30 jours (le solde entre leur actif disponible, d’une part, et leurs dettes exigibles à 30 jours et le montant de leurs charges fixes au titre de mars, d’avril et mai, d’autre part, doit être négatif) ;- si elles se sont vues refuser un prêt de trésorerie (demandé après le 1er mars) « d’un montant raisonnable » par leur banque (ou la demande est restée sans réponse pendant plus de 10 jours).

Précision : une seule aide régionale peut être attribuée par entreprise.

À savoir : les aides versées aux entrepreneurs, dans le cadre du fonds de solidarité, sont exonérées d’impôt sur les sociétés, d’impôt sur le revenu et de toutes les contributions et cotisations sociales.

Quelles sont les démarches à effectuer ?

Les demandes doivent être effectuées en ligne sur le site www.impot.gouv.fr et sur celui du Conseil régional pour l’aide complémentaire.

Pour obtenir l’aide principale (les 1 500 € maximum) au titre du mois de mars, la demande doit être faite par le dirigeant, au plus tard le 30 avril 2020, sur son espace particulier du site www.impots.gouv.fr. Un formulaire dédié aux associés des groupements agricoles d’exploitation en commun (GAEC) est notamment prévu. Ce délai a été prolongé jusqu’au 31 mai 2020 pour les entreprises situées dans les Territoires d’outre-mer et jusqu’au 15 juin 2020 pour les associations, les artistes auteurs et les associés des groupements agricoles d’exploitation en commun.Pour obtenir l’aide au titre du mois d’avril, la demande doit être faite au plus tard le 31 mai 2020. Ce délai a été prolongé jusqu’au 15 juin 2020 pour les entreprises situées dans les Territoires d’outre-mer et pour les associations, les artistes auteurs et les associés des groupements agricoles d’exploitation en commun.Pour obtenir l’aide au titre du mois de mai, la demande doit être faite au plus tard le 30 juin 2020.

En pratique

Sur le site www.impots.gouv.fr (espace particulier du dirigeant), l’entreprise devra fournir :- ses identifiants (SIREN, SIRET) ;- un relevé d’identité bancaire ;- une estimation de la perte de chiffre d’affaires ;- le cas échéant, l’indication du montant des pensions de retraite ou des indemnités journalières de Sécurité sociale perçues ou à percevoir au titre du mois d’avril 2020 et/ou du mois de mai 2020 ;- le montant de l’aide demandée et une déclaration sur l’honneur attestant qu’elle remplit bien les conditions d’octroi et l’absence de dettes fiscales et sociales impayées au 31 décembre 2019 à l’exception de celles bénéficiant d’un plan de règlement.

Pour l’aide régionale complémentaire

Pour obtenir l’aide régionale complémentaire de 2 000 € à 5 000 €, l’entreprise doit s’adresser, au plus tard le 15 juillet 2020, aux services de la région dans laquelle elle exerce son activité.Sa demande doit être accompagnée des justificatifs suivants :- une déclaration sur l’honneur qui atteste qu’elle remplit bien les conditions d’octroi de l’aide ainsi que l’absence de dette fiscale ou sociale impayée au 31 décembre 2019, à l’exception de celles bénéficiant d’un plan de règlement ;- un plan de trésorerie à 30 jours démontrant le risque de cessation des paiements ;- le montant du prêt refusé, le nom de la banque et les coordonnées de l’interlocuteur de la banque.

Y aura-t-il des contrôles ?

Des contrôles pourront être menés par les agents du fisc dans les 5 ans qui suivent l’attribution des aides.

L’administration fiscale est susceptible de procéder à des contrôles a posteriori du bien-fondé des aides qui ont été ainsi versées. La loi impose donc aux entreprises qui ont perçu l’aide du fonds de solidarité de conserver, pendant 5 ans à compter de son versement, les documents attestant du respect des conditions d’éligibilité au fonds et du correct calcul du montant de l’aide.Et pendant cette durée de 5 ans, les agents de la Direction générale des finances publiques (DGFiP) peuvent demander à ces entreprises tout document relatif à leur activité, notamment administratif ou comptable, permettant de justifier de l’éligibilité et du correct montant de l’aide reçue. L’entreprise ayant un mois à compter de la date de la demande pour produire ces justifications.Si des irrégularités sont constatées ou si l’entreprise ne répond pas ou répond de manière incomplète à cette demande, cette dernière s’expose à devoir restituer les sommes indûment perçues.Décret n° 2020-371 du 30 mars 2020, version consolidée au 27 mai 2020

Article publié le 28 mai 2020 – © Les Echos Publishing 2020

Comment réussir la reprise de son activité ?

Initié le 11 mai dernier, le déconfinement constitue une étape vers un retour à la normale mais non la fin de la crise sanitaire. En attendant, nous devons nous réorganiser afin d’être à même de profiter de la reprise dès qu’elle se profilera. Présentation de 8 actions à mettre en œuvre à cette fin.

1. Optimiser le télétravail

Dans de nombreuses entreprises, le télétravail va rester de mise.

Depuis l’arrivée de l’épidémie de Covid-19 sur le sol français, vous avez dû, lorsque cela était possible, demander à vos salariés de télétravailler. Une situation qui va perdurer dans la mesure où, malgré le déconfinement, le gouvernement préconise aux employeurs de recourir massivement à ce mode de travail au moins jusqu’à l’été, en particulier lorsque le trajet domicile-entreprise implique l’usage des transports en commun.Pour aider les entreprises dans lesquelles le télétravail n’est pas coutumier, les pouvoirs publics ont publié des questions-réponses dans un document intitulé « Télétravail et déconfinement ». Il est ainsi rappelé que, compte tenu des circonstances exceptionnelles, vous pouvez, en tant qu’employeur, imposer le télétravail à vos salariés ou, au contraire, le leur refuser si leur présence est indispensable au bon fonctionnement de l’entreprise. De même, il vous revient, le cas échéant, de répartir les jours de télétravail et de travail dans l’entreprise. Mais attention, vous devez également veiller à ce que vos salariés travaillent dans de bonnes conditions, c’est-à-dire vous assurer qu’ils disposent du matériel nécessaire pour exercer leurs missions, fixer leurs horaires de travail pour garantir leur droit au repos et à la déconnexion, avoir des échanges réguliers avec eux pour éviter leur isolement, etc. Autant d’éléments que vous pouvez faire figurer dans une charte ou un accord collectif pour bien encadrer le télétravail dans votre entreprise.Et si l’expérience se révèle positive, vous pouvez envisager de recourir au télétravail de façon durable. L’occasion, peut-être, de réduire les espaces de travail et donc vos charges de loyer.

Bon à savoir : vous pouvez recourir au télétravail même si le contrat de travail de vos salariés ne le prévoit pas. Et vous n’êtes pas tenu de conclure un avenant en ce sens. De même, sauf si une charte ou un accord en dispose autrement, vous n’êtes pas obligé de verser une indemnité aux salariés contraints de télétravailler.

2. Adapter votre plan d’activité partielle

Le plan d’activité partielle mis en place dans les entreprises a vocation à évoluer au fil du temps.

Le ralentissement de l’activité économique et l’obligation imposée à de nombreux commerces de fermer leurs portes ont contraint les employeurs à recourir massivement au chômage partiel. Si tel est votre cas, vous avez dû définir un plan d’activité partielle précisant le nombre de salariés impactés et leur durée de travail sur une période de plusieurs jours ou de plusieurs semaines. Un plan qui a vocation à évoluer au fil du temps, en particulier suite au déconfinement.Toutefois, malgré ce déconfinement, vous êtes peut-être obligé de maintenir tout ou partie de vos salariés au chômage partiel. Dans ce cas, sachez que les règles mises en œuvre par les pouvoirs publics pour renforcer ce dispositif (augmentation du montant de l’allocation d’activité partielle, élargissement des salariés éligibles…) ont été maintenues pour le mois de mai. Aussi, vous devez continuer à verser aux salariés placés en chômage partiel une indemnité au moins égale à 70 % de leur rémunération horaire brute. Et, pour cette période, cette indemnité vous est totalement remboursée par l’État dans la limite de 31,98 € par heure non travaillée.Mais à partir du mois de juin, la participation de l’État devrait diminuer, sauf pour les commerces non autorisés à rouvrir. Une mesure qui risque de peser sur votre trésorerie et dont vous devez tenir compte pour établir votre plan d’activité partielle pour les semaines qui viennent.

3. Bien gérer les congés payés d’été

En dépit de la crise sanitaire, les employeurs doivent planifier les congés d’été de leurs salariés.

Comme chaque année, et malgré la crise actuelle, vous devez organiser les congés d’été de vos salariés. Ces congés devant, sauf accord collectif prévoyant une période différente, être pris entre le 1er mai et le 31 octobre. Il convient donc de planifier les départs en congés de vos salariés afin de ne pas vous retrouver en sous-effectif lorsque l’activité battra son plein.Et sachez que, sous réserve d’y être autorisé par un accord de branche ou un accord conclu au sein de votre entreprise, vous pouvez imposer à vos salariés des jours de congés payés ou modifier les dates déjà posées. Une possibilité limitée à 6 jours ouvrables maximum et soumise à l’information du salarié au moins un jour franc avant (par exemple, le 8 juin pour un premier jour de congé imposé le 10 juin).

À noter : depuis le 1 janvier 2019, les salariés ne paient pas d’impôt sur le revenu sur la rémunération, qui ne dépasse pas 5 000 € net par an, des heures supplémentaires et des heures complémentaires qu’ils effectuent. Ce plafond annuel d’exonération est porté à 7 500 € pour les heures supplémentaires et complémentaires réalisées entre le 16 mars 2020 et le 10 juillet 2020.

4. Adapter votre offre pour mieux rebondir

La crise sanitaire va conduire certaines entreprises à faire évoluer leur offre commerciale.

Face à cette crise sans précédent, de nombreuses entreprises sont amenées à repenser leur offre. L’enjeu étant d’intégrer les évolutions de comportement de leurs clients induites par cette épidémie. Deux éléments majeurs doivent être pris en compte : les règles de distanciation sociale et l’appréhension de contracter la maladie. Tant que le virus circulera dans notre pays, la « vie d’avant » ne pourra pas reprendre. En attendant son retour, il peut être opportun de faire évoluer son offre commerciale à la lumière de ces nouvelles contraintes, dans l’objectif de garder ses clients et même d’en conquérir de nouveaux.Plusieurs pistes peuvent être suivies à cette fin : accélérer sa digitalisation, développer de nouveaux services à distance, changer de mode de communication pour resserrer le lien, repenser les conditions d’accueil des clients… Beaucoup d’entreprises ont déjà fait évoluer leurs pratiques avec succès (cf. encadré ci-dessous). Il ne faut pas hésiter à s’en inspirer.

5. Privilégier les communications à distance

Les outils de visioconférence pourraient bien continuer à être largement utilisés par les entreprises après la crise sanitaire.

Même si le déconfinement a débuté il y a quelques semaines, les déplacements doivent encore être restreints et il faudra attendre la fin de l’épidémie pour pouvoir à nouveau réunir plusieurs personnes dans un même bureau. Sans parler des difficultés qui perdurent pour voyager à l’étranger.Pour continuer à échanger avec ses clients, où qu’ils se trouvent, de manière conviviale et pratique, il faut donc passer par des outils de visioconférence. Assez peu utilisés par les TPE-PME avant la crise du Covid-19, ils ont démontré leur efficacité en permettant à des millions de salariés en télétravail de continuer à travailler avec leurs équipes, mais également avec leurs clients. Quelquefois proposés gratuitement (en version limitée ou d’essai), comme Zoom, Skype ou Google Meet, ou intégrés dans un pack bureautique, comme Microsoft Teams (Office 365), ils permettent de réunir plusieurs dizaines de participants qui vont pouvoir se parler, se voir, échanger des commentaires et partager des documents via une messagerie instantanée. Leur efficacité et leur convivialité sont telles qu’ils devraient rester largement utilisés par les entreprises bien après la fin de cette crise.

Principaux outils de visioconférence disponibles sur le marché
Outils Utilisateurs simultanés Prix Les + Les –
Teams 250 Intégré dans le pack Office 365 (version d’essai gratuite pendant un mois) – Grand nombre de fonctionnalités- Intégré dans la suite Office (Word, Excel, Powerpoint…) – Pas de version gratuite
Skype 50 Facturation des appels hors Skype – Très simple- Fiable – Fonctionnalités limitées
Zoom 100 (version gratuite)1 000 (version payante) À partir de 15 € par mois (par animateur) – Simple et intuitif- Synchronisable avec Google agenda ou Office 365 – Sécurité discutée- Réunion limitée à 40 min en version gratuite
Google Meet 100 (version gratuite) Commercialisé avec la suite bureautique de Google G Suite – Intégré dans la suite bureautique Google- Très convivial – Gratuitement accessible jusqu’au 30 septembre 2020

6. Revoir vos prévisions budgétaires

La crise économique engendrée par l’épidémie de Covid-19 vous oblige à réviser votre prévisionnel 2020.

La crise économique engendrée par le confinement impactera fortement l’exercice 2020 des entreprises, et ce dans de nombreuses branches d’activités. Il est donc essentiel que vous puissiez vous arrêter quelques heures avec votre interlocuteur du cabinet d’expertise-comptable pour réviser votre prévisionnel 2020. Une révision qui s’appuiera forcément sur votre ressenti d’aujourd’hui, malgré les très nombreuses incertitudes qui demeurent sur la date et la vigueur de la reprise. Incertitudes qui nous obligeront peut-être à mettre de nouveau à jour à la rentrée de septembre ou en octobre ces prévisions. Pour mettre en œuvre ce premier révisé, nous devrons procéder à plusieurs ajustements, notamment :- intégrer à votre prévisionnel et à votre tableau de suivi d’activité 2020 les performances réalisées au cours des premiers mois de l’année ;- évaluer le rythme de la reprise de votre activité et donc du redécollage de votre chiffre d’affaires en posant une hypothèse qui se devra d’être la plus réaliste et raisonnable possible ;- ensuite, il faudra intégrer au révisé les éventuelles économies engendrées par la mise en place d’un plan d’activité partielle qui vous aura permis d’économiser une partie de votre masse salariale de l’année et qui ne seraient pas comprises dans les performances réalisées en début d’exercice.Dans le même ordre d’idées, un plan d’économies pourra être décidé, qui compensera une partie des pertes de recettes, mais qui ne devra pas obérer vos développements.Une fois ce travail accompli, vous aurez en main votre prévisionnel de l’année révisé des conséquences passées et futures de la crise que nous traversons, telles que vous pouvez les prévoir à date. Et si cela ne vous suffit pas et que vous souhaitez disposer d’une photographie plus complète et précise de l’impact passé de la crise sur votre activité, vous pourrez demander au cabinet de procéder à un arrêté intermédiaire de votre activité, au 30 juin ou au 30 septembre, par exemple. Ce qui vous permettra de connaître de façon très précise le retard que vous aurez à essayer de combler sur la seconde partie de l’année.

7. Anticiper vos futurs besoins de trésorerie

Si besoin, vous pouvez solliciter un prêt garanti par l’État auprès de votre banquier.

Une fois votre prévisionnel et votre tableau de bord mis à jour, ou une situation intermédiaire arrêtée, le cabinet d’expertise comptable pourra décliner vos prévisions en termes de besoins de trésorerie. Et si cela n’a pas encore été fait, ou si vos besoins ont été sous-évalués dans un premier temps, solliciter un prêt garanti par l’État (un PGE) auprès de votre banquier.Rappelons que peuvent bénéficier de cette garantie de l’État, jusqu’au 31 décembre prochain, les entreprises de toutes tailles, quelle que soit leur forme juridique. Ces prêts pouvant représenter jusqu’à 3 mois de chiffre d’affaires. Quant au remboursement, il sera différé d’un an et la durée du remboursement pourra aller de 1 à 5 ans. En pratique, pour obtenir un PGE, vous devez effectuer une demande de prêt auprès d’une banque, obtenir le pré-accord de la banque, puis transmettre à Bpifrance, via sa plate-forme, votre demande d’attestation de garantie. Il ne vous reste plus qu’à communiquer cette attestation à la banque afin qu’elle vous verse le prêt.Bien entendu, le cabinet est à vos côtés pour vous aider à constituer votre dossier et à mener à bien vos démarches. Nous pouvons aussi vérifier que tous vos besoins de trésorerie futurs sont bien couverts, y compris en termes de BFR – besoin en fonds de roulement –, le besoin de trésorerie finançant votre cycle d’exploitation, notamment le besoin découlant du décalage existant parfois entre la date des règlements clients et celle du paiement des fournisseurs. En effet, dans de nombreux cas, c’est la reprise de l’activité qui générera des besoins de trésorerie !

8. Remotiver les équipes

En raison de la crise sanitaire, les objectifs assignés aux collaborateurs, en particulier aux commerciaux, devront immanquablement être revus.

Qu’on le veuille ou non, la crise du Covid-19 aura de fortes incidences sur les comptes des entreprises. Aussi est-il fortement conseillé de revoir les critères de calcul de rémunération variable de vos collaborateurs. Assis sur des prévisions bâties avant la crise, les objectifs ne pourront être atteints.Dans ces conditions, il semble difficile de remotiver les troupes, notamment les commerciaux, dont le rôle de conquête sera absolument déterminant pour relancer l’activité de votre entreprise. Vous devez donc réviser les clauses d’intéressement de vos collaborateurs, et leur refixer des objectifs atteignables après avoir procédé à votre révisé budgétaire.

Conseil : la crise que nous traversons peut tous nous affecter, notamment lorsque nous sommes isolés pour l’affronter. Il est donc indispensable de resserrer les liens avec ses équipes même si elles sont en télétravail ou en activité partielle.

Article publié le 19 mai 2020 – © Les Echos Publishing 2020

Installer la vidéosurveillance dans son commerce

Si, comme beaucoup de commerçants, vous êtes régulièrement victime de vols de marchandises, l’installation d’un dispositif de vidéosurveillance dans votre magasin peut être un bon moyen de lutter contre ce phénomène. Mais attention, un certain nombre de règles doivent être respectées et certaines formalités doivent être accomplies.

Les formalités à accomplir

L’installation d’un dispositif de vidéosurveillance nécessite d’obtenir une autorisation administrative et d’informer les salariés, puis les clients.

Si vous souhaitez installer des caméras dans votre magasin (dans des zones ouvertes au public), vous devez en demander l’autorisation au préfet du département (au préfet de police à Paris). À ce titre, un formulaire dédié (Cerfa n° 13806*03) peut être retiré à la préfecture ou téléchargé sur le site du ministère de l’Intérieur (www.demarches.interieur.gouv.fr). L’autorisation est accordée pour une durée de 5 ans renouvelable.

Précision : une autorisation n’est pas nécessaire pour installer des caméras dans des locaux non ouverts au public (stocks, archives…).

De plus, les représentants du personnel doivent être consultés et informés avant que la décision d’installer des caméras sur le lieu de travail des salariés ne soit prise.Et vous devez informer votre clientèle, de façon visible et permanente, de l’existence d’un système de vidéosurveillance dans votre commerce au moyen de panneaux d’affichage comportant a minima un pictogramme représentant une caméra.

À noter : à condition d’en informer le maire et d’obtenir l’autorisation du préfet, l’installation de caméras de vidéoprotection aux abords des commerces particulièrement exposés à des risques d’agression et de vol (bijouteries, débits de tabac…) est également possible en vue d’assurer leur protection. Attention, les caméras extérieures doivent être déconnectées de celles qui sont installées à l’intérieur du magasin, la direction de ce dernier n’étant pas autorisée à avoir accès aux images.

En outre, si la mise en œuvre du dispositif de vidéoprotection conduit à une « surveillance systématique à grande échelle », une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD) peut se révéler nécessaire. Elle permettra d’évaluer la proportionnalité du dispositif dont l’installation est envisagée au regard de l’objectif qu’il poursuit. Renseignez-vous auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil).

Où installer les caméras ?

Les caméras de vidéosurveillance doivent être judicieusement placées de façon à pouvoir filmer les zones de circulation et les zones marchandes.

La présence de caméras à l’intérieur de votre commerce (grande surface, superette, boutique, bijouterie, pharmacie, etc.) vous permettra d’identifier les auteurs de vol ou de dégradation. Mais elle sera avant tout dissuasive.Pour être pleinement efficace, un dispositif de vidéosurveillance doit être constitué de plusieurs caméras, judicieusement placées à différents endroits du magasin, en particulier dans les zones situées hors de votre champ de vision et de celui de vos employés, ainsi que dans celles les plus sensibles telles que les caisses et les lieux où se trouvent les objets ayant la plus grande valeur.Et attention, pour des raisons évidentes de respect de la vie privée des clients et des salariés, il est interdit d’installer des caméras à l’intérieur des cabines d’essayage ou dans les toilettes. En outre, le dispositif ne doit pas être utilisé pour surveiller le personnel et s’assurer qu’il fait correctement son travail. S’agissant des caisses, la caméra doit donc filmer la caisse plutôt que l’employé qui y travaille.

Les précautions à prendre

Les images enregistrées ne doivent pas être librement accessibles aux salariés et aux clients.

Les images filmant la zone marchande peuvent être visualisées en direct sur un écran, disposé, par exemple, à l’entrée du magasin ou à la caisse, par le personnel du magasin et même par les clients.En revanche, les images enregistrées ne doivent pas être librement accessibles. Elles ne doivent pouvoir être visualisées que par la direction du magasin ou par les responsables et agents de la sécurité.Et la durée de conservation des images enregistrées ne doit pas, en principe, excéder un mois. Passé ce délai, les enregistrements doivent être effacés. Un mois étant, en principe, un délai largement suffisant pour visualiser les images après un incident…

À noter : toute personne a, en principe, le droit d’accéder aux enregistrements d’images qui la concernent et de vérifier leur destruction dans le délai fixé (un mois en principe).

Article publié le 21 février 2020 – © Les Echos Publishing 2020

Nom de domaine : comment le choisir et l’enregistrer ?

Clé d’entrée des sites Web, le nom de domaine est un outil d’identification important pour les entreprises. Composé d’un préfixe (www.), d’un radical (le nom du site) et d’une extension (.fr, .org, .com…), il doit être choisi avec soin et réservé dans les règles. Explications.

Choisir un nom de domaine

Un nom de domaine est composé d’un radical qui doit être facilement mémorisable et en lien avec l’entreprise, ainsi que d’une extension sélectionnée selon la stratégie commerciale adoptée.

Choisir un radical

Élément déterminant du nom de domaine, le radical doit être simple et facilement mémorisable par les internautes. En outre, il doit avoir un lien direct avec l’entreprise. On pourra ainsi reprendre son nom, celui de son créateur ou encore évoquer ses activités, ses savoir-faire ou ses valeurs. Il est possible de créer de toutes pièces un radical, mais il ne faut pas oublier qu’il existe dans l’entreprise un certain nombre d’appellations qui peuvent évidemment être choisies comme nom de domaine. Il en est ainsi des noms commerciaux et des marques.

En pratique : un nom de domaine doit comporter entre 2 et 63 caractères. Les caractères admis sont les lettres de l’alphabet latin, les chiffres et le signe « – » (excepté lorsqu’il est placé au début ou à la fin du radical). Les espaces, les signes de ponctuation et les caractères spéciaux ne peuvent pas être utilisés.

Choisir une extension

Une fois le radical trouvé, l’entreprise doit alors opter pour une extension. Il en existe plusieurs centaines. Ces extensions peuvent être regroupées en trois grandes catégories :- les extensions nationales : il s’agit, par exemple de l’extension en .fr, qui pourra être attribuée à toute entreprise ayant une existence légale en France ou dans un autres pays de l’Union européenne ou encore en Suisse. Chaque pays dispose de sa propre extention géographique ;- les extensions génériques internationales : il s’agit notamment des .com, qui sont généralement choisies pour des sites à vocation commerciale, des .org, qui sont les extensions originellement destinées aux associations ou autres organismes non marchands, ou encore des .net (entreprise du Web), .biz, etc.

À noter : le plus souvent, ces extensions génériques sont ouvertes à tous, aucun justificatif (identité, localisation…) n’est exigé lors de la demande de réservation.

– les extensions par secteur d’activité ou géographiques (.paris, .bzh, .basketball, .music…).

Important : pour ces extensions, comme pour certaines extentions nationales, le déposant peut être amené à motiver sa demande en fournissant certains justificatifs (par exemple, pour .paris, le déposant doit justifier qu’il réside dans la région Île-de-France, qu’il y exerce son activité ou bien qu’il possède un lien d’attachement direct ou indirect avec cette région). L’enregistrement est ensuite soumis à une commission du registre pour évaluer la légitimité de la demande.

Le choix d’une extension tient principalement à la stratégie commerciale de l’entreprise. L’Afnic (Association française pour le nommage Internet en coopération), qui gère tous les noms de domaine en .fr, recommande, a minima, de déposer le nom de domaine choisi dans l’extension du pays visé. Ainsi, il conviendra de déposer un nom de domaine en .fr si l’activité de l’entreprise se situe en France, mais aussi en .com s’il est disponible. Et si l’entreprise envisage de s’internationaliser, il est également conseillé de réserver le nom de domaine avec l’extension du pays concerné (par exemple, .cn pour la Chine, .in pour l’Inde, etc.).

Enregistrer un nom de domaine

Avant d’enregistrer un nom de domaine, l’entreprise doit procéder à une recherche d’antériorité afin de s’assurer que ce nom est effectivement disponible.

La recherche d’antériorité

Une fois le choix du nom de domaine arrêté, il est nécessaire de vérifier s’il est disponible avant de procéder à son enregistrement. À ce titre, un nom de domaine est attribué au premier qui en fait la demande (règle du « premier arrivé, premier servi »).En outre, le dépôt d’un nom de domaine doit être précédé d’une recherche d’antériorité, c’est-à-dire d’une recherche sur l’existence de marques ou de noms commerciaux plus ou moins proches du radical en cours d’enregistrement. Cette étape est essentielle. Car un nom de domaine ne doit pas porter atteinte aux droits détenus par d’autres personnes ou d’autres entreprises. Et il faut bien comprendre qu’une simple différence orthographique n’est pas suffisante pour échapper à une éventuelle condamnation en cas de contrefaçon ou de concurrence déloyale. Le critère retenu par les juges étant, outre la mauvaise foi du déposant, la confusion qui peut naître dans l’esprit du consommateur.En pratique, le déposant doit procéder à une recherche sur internet en consultant une base Whois disponible sur de nombreux sites tels que www.afnic.fr, www.gandi.net, www.nom-domaine.fr, etc. Mais attention, la disponibilité du terme en tant que nom de domaine ne signifie pas forcément qu’il peut être valablement utilisé. Car, rappelons-le, l’existence d’une marque antérieure identique ou similaire pour des produits et/ou services identiques ou similaires peut constituer un obstacle à l’utilisation du nom de domaine envisagé.Aussi, après avoir vérifié la disponibilité du nom de domaine dans la ou les extentions choisies, il est fortement conseillé d’effectuer une recherche d’antériorité de marque. Idéalement, une telle démarche sera confiée à un cabinet spécialisé en propriété industrielle ou au service de recherche de l’Inpi (prestation payante).

La procédure d’enregistrement

Pour enregistrer un nom de domaine, le déposant doit s’adresser à un bureau d’enregistrement. À ce titre, l’Afnic propose sur son site internet un annuaire des bureaux d’enregistrement accrédités pour proposer les extentions dont elle a la charge (.fr, .re, .mq…). Le plus souvent, ces derniers proposent également d’autres types d’extentions (génériques, géographiques, secteur d’activité…).En pratique, l’enregistrement se fait en ligne. Il suffit, tout d’abord, d’entrer le nom de domaine choisi dans le moteur de recherche du bureau d’enregistrement, d’y associer une extension, d’entrer les données permettant d’identifier le titulaire, de fournir les justificatifs nécessaires lorsqu’il s’agit d’obtenir une extension règlementée, et enfin de solder l’opération par un paiement en ligne.Le coût du dépôt d’un nom de domaine varie selon les fournisseurs. Il ne faut donc pas hésiter à faire jouer la concurrence. À titre d’exemple, la réservation d’un nom de domaine avec une extension en .fr ou en .com coûte autour de 15 € HT pour un an alors que pour une extension sectorielle, par exemple .paris, le prix avoisine les 45 € HT pour un an.

Attention : le dépôt d’un nom de domaine est, le plus souvent, valable pendant un an, parfois plus (jusqu’à 10 ans maximum). Le déposant doit alors penser à le renouveler. Sachant qu’en règle générale, le bureau d’enregistrement en informe le déposant quelque temps avant l’échéance.

Déclarer le nom de domaine au RCS

Une entreprise a la possibilité de déclarer son nom de domaine au registre du commerce et des sociétés.

Une entreprise a la possibilité de déclarer son nom de domaine au registre du commerce et des sociétés (RCS). Cette mention figurera alors sur l’extrait K-bis, au même titre que sa forme juridique, sa dénomination sociale, son capital social, son numéro d’identification, l’adresse de son siège social, etc. Cette mention présente de nombreux avantages. En effet, d’une part, elle permet à l’entreprise de certifier à ses partenaires commerciaux et à ses clients que ce nom de domaine n’est pas usurpé et que le site vers lequel ils sont dirigés lui appartient effectivement. Et d’autre part, elle lui permet aussi de justifier d’une antériorité d’usage du nom de domaine en question en lui conférant date certaine. En conséquence, elle pourra obtenir plus facilement gain de cause lors d’une éventuelle action en justice contre une personne qui utiliserait illégalement le même nom de domaine.En pratique, la déclaration du nom de domaine par une entreprise auprès du greffe du tribunal de commerce du lieu de son siège social ne nécessite ni pièce justificative (une preuve du dépôt à l’Afnic, par exemple), ni publicité légale. En cas de création d’entreprise, le dirigeant pourra déclarer son ou ses nom(s) de domaine en même temps qu’il procédera à l’immatriculation de l’entreprise au RCS. S’il s’agit d’une entreprise existante, elle pourra ajouter, modifier ou supprimer à n’importe quel moment un nom de domaine sur l’extrait K-bis au moyen d’un formulaire (Cerfa n° 14943*01) à adresser au greffe du tribunal de commerce.

Attention : bien que cette démarche soit purement déclarative, toute fausse déclaration peut être sanctionnée par une amende de 4 500 € et 6 mois d’emprisonnement.

Déposer le nom de domaine comme marque

Il n’existe pas, à proprement parler, de protection juridique du nom de domaine, sauf à le déposer en tant que marque.

Dans la mesure où il n’existe pas de régime juridique relatif aux noms de domaine, il est conseillé de doubler le dépôt d’un nom de domaine en l’enregistrant sous forme de marque.Contrairement à la marque, le nom de domaine n’est pas un titre de propriété industrielle. En cas d’utilisation, par un tiers du nom de domaine, une action en contrefaçon n’est donc pas permise. Seule une action, plus aléatoire, sur le terrain de la concurrence déloyale peut être intentée. Raison pour laquelle il est conseillé, lorsque le nom de domaine est appelé à jouer un rôle majeur dans le développement de l’entreprise, de le déposer en tant que marque.Ce dépôt doit être réalisé auprès de l’Inpi dans les classes de produits et de services qui correspondent à l’activité de l’entreprise.

Article publié le 07 février 2020 – © Les Echos Publishing 2020

Faut-il adhérer à une association de commerçants ?

Les associations de commerçants sont très présentes dans les villes et villages de France ainsi que dans les centres commerciaux. Ainsi, selon la Fédération française des associations de commerçants (FFAC), plus de 6 000 associations de commerçants, d’artisans et de prestataires de services existent en France.Si vous êtes commerçant, quel intérêt avez-vous à adhérer à une telle association ? Voici quelques éléments de réponse.

Le rôle d’une association de commerçants

Une association de commerçants assure la défense et la promotion de ses membres.

Les associations de commerçants ont d’abord pour objet de défendre les intérêts de leurs membres auprès des autorités (municipalité, administrations, chambre de commerce ou des métiers, office du tourisme, conseil départemental…). Se regrouper en association permet donc aux commerçants de mieux faire entendre leur voix auprès des principaux décideurs de la vie locale, ainsi qu’auprès des autres acteurs économiques (entreprises locales, presse, autres associations…). En outre, elles sont, en principe, sinon associées, tout au moins consultées lors de la prise de décisions en matière notamment d’aménagements locaux (stationnement, circulation, piétonnisation des rues, projet d’urbanisme commercial…) ou d’organisation d’évènements notamment culturels.Les associations de commerçants jouent également un rôle essentiel pour la dynamisation des quartiers ou des centres commerciaux dans lesquels elles sont présentes. En effet, elles permettent de renforcer l’activité commerciale de la zone considérée. Elles contribuent ainsi à la promotion et au développement de l’activité de leurs adhérents par la mutualisation de moyens (outils de communication, de marketing et de publicité), la mise en place d’opérations collectives (animations commerciales, jeux concours, défilés…) ou la proposition de nouveaux services aux clients (cartes de fidélité, chèques-cadeaux, prise en charge partielle du coût du stationnement…).Ainsi, pour un commerçant, un artisan ou un prestataire de services, adhérer à une telle association peut constituer une bonne façon d’améliorer sa notoriété, d’augmenter le trafic dans son magasin, de fidéliser sa clientèle et donc d’accroître son chiffre d’affaires. Sans compter qu’elle lui donne l’occasion de rencontrer d’autres commerçants, de partager des problématiques communes et de porter des projets avec eux. Elle lui permet aussi d’être mieux informé des opérations évènementielles mises en place dans sa ville ou dans son quartier et d’avoir connaissance de certaines études réalisées par divers organismes (la CCI, par exemple) qui peuvent l’intéresser (bilan commercial des soldes ou des fêtes de fin d’année…).Sachant que bien entendu, l’efficacité d’une association de commerçants est liée notamment au dynamisme de ses dirigeants et à celui de ses adhérents, à la notoriété de certains d’entre eux (une grande surface, un magasin de marque franchisée…), et à sa capacité à fédérer, à mobiliser et à se faire entendre auprès des autorités…

Le fonctionnement d’une association de commerçants

Une association de commerçants fonctionne comme n’importe quelle autre association. Pour y adhérer, le paiement d’une cotisation annuelle est notamment requis.

La plupart des associations de commerçants sont enregistrées auprès de la mairie de la commune considérée et de la chambre de commerce et d’industrie. Il est donc très facile de les repérer. Bien entendu, pour adhérer à l’association de commerçants de votre ville ou de votre quartier, il vous faudra payer une cotisation annuelle dont le montant s’élève généralement à une centaine d’euros maximum.Inconvénient de l’adhésion : en étant membre d’une association de commerçants, vous perdez un peu de liberté car vous êtes contraint de vous plier aux décisions votées par la majorité même si vous n’y êtes pas favorable.Et sachez que toute personne est libre d’adhérer à une association. Ce principe est régulièrement rappelé par les tribunaux. Ainsi, la clause d’un bail commercial qui oblige le commerçant à adhérer, pendant toute la durée du bail, à l’association de commerçants présente, par exemple, dans le centre commercial dans lequel il est installé est nulle. Un commerçant peut donc valablement refuser de verser à l’association de commerçants les cotisations qu’elle lui réclame dès lors qu’il n’y a pas adhéré ou après qu’il s’en est retiré.Comme toute association, une association de commerçants doit être enregistrée à la préfecture et dispose ainsi de la personnalité juridique. En principe, elle n’a pas de but lucratif, ses profits ne pouvant pas être partagés entre ses membres. Elle n’est pas immatriculée au registre du commerce et des sociétés.Elle définit librement ses organes de fonctionnement et leurs attributions ainsi que l’organe habilité à la représenter vis-à-vis des tiers. Traditionnellement, les organes de l’association sont l’assemblée générale, le conseil d’administration et le bureau. Ce dernier étant composé du président et éventuellement d’un ou de plusieurs vice-présidents, d’un secrétaire et éventuellement d’un secrétaire adjoint, d’un trésorier et éventuellement d’un trésorier adjoint.

Article publié le 24 janvier 2020 – © Les Echos Publishing 2019

Conservation des documents de l’entreprise : quels délais ?

Le point sur la durée pendant laquelle vous devez conserver les divers documents émis ou reçus par votre entreprise.

Pour des raisons de preuve et de prescription, les multiples documents émis ou reçus par votre entreprise dans le cadre de son activité doivent être conservés pendant une durée minimale qui varie selon le type de document. Déterminées par la loi, ces durées correspondent aux délais de prescription ou aux périodes pendant lesquelles l’administration peut procéder à des contrôles. Les durées minimales de conservation des principaux documents sont rappelées dans le tableau ci-dessous.

Durées minimales de conservation des principaux documents de l’entreprise
Type de document Durée minimale de conservation
Documents civils et commerciaux Contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale 5 ans
Documents attestant de la fourniture de biens ou de services aux consommateurs (bons de livraison, PV de réception des travaux) 2 ans
Contrats d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers 30 ans
Documents comptables Livres et registres comptablesBons de commande, bons de livraison,factures clients et fournisseurs… 10 ans à compter de la clôture de l’exercice
Documents bancaires Relevés bancaires, talons de chèque… 5 ans
Documents fiscaux Livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration (impôt sur le revenu, impôt sur les sociétés, BIC, BNC, impôts directs locaux, CFE, CVAE, TVA…) 6 ans à compter de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis
Documents sociaux Comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexe) 10 ans à compter de la clôture de l’exercice
Registre de titres nominatifs, ordres et registre des mouvements de titres, registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration 5 ans
Statuts de la société 5 ans à compter de la radiation de la société du RCS
Convocations, feuilles de présence et pouvoirs, rapports du gérant ou du conseil d’administration, rapports des commissaires aux comptes 3 ans (3 derniers exercices)
Documents relatifs au personnel Bulletins de paie (double papier ou sous forme électronique), registre unique du personnel, contrats de travail et documents relatifs aux salaires, primes, indemnités et soldes de tout compte 5 ans

Article publié le 10 octobre 2019 – © Les Echos Publishing 2019