Stages en entreprise : les règles du jeu

Le stage est une période pendant laquelle un élève (préparant un diplôme de l’enseignement technologique) ou un étudiant (universitaire, ingénieur…) se rend dans un organisme d’accueil (entreprise, cabinet, association…) afin d’acquérir des compétences professionnelles en rapport avec ses connaissances théoriques, et ce en vue d’obtenir un diplôme et de favoriser son insertion professionnelle. Ces stages en milieu professionnel obéissent à une règlementation stricte que vous devez bien maîtriser avant d’accueillir un stagiaire dans votre structure.

Une convention de stage obligatoire

Une convention doit venir préciser, en particulier, les dates de début et de fin du stage ainsi que les missions confiées au stagiaire.

Tout stage doit faire l’objet d’une convention tripartite entre votre entreprise, le stagiaire et son établissement d’enseignement. En pratique, cette convention est signée à la fois par le stagiaire (s’il est mineur, par son représentant légal), par l’établissement d’enseignement et son enseignant référent, par son tuteur désigné au sein de votre entreprise et par vous-même. Généralement élaborée à partir d’une convention type établie par l’établissement d’enseignement, elle mentionne notamment les dates de début et de fin du stage, sa durée totale, la durée hebdomadaire de présence effective du stagiaire et sa présence, le cas échéant, la nuit, le dimanche ou pendant les jours fériés, le montant de la gratification qui lui est allouée ainsi que l’intitulé de sa formation, les compétences à acquérir au cours du stage et les activités qui lui sont confiées. Et attention, une convention de stage ne peut pas être conclue en vue de l’exécution d’une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent dans l’entreprise, ni pour faire face à un accroissement temporaire de son activité, occuper un emploi saisonnier ou remplacer un salarié absent (pour congés payés, par exemple). En effet, dans un tel cas, le stagiaire pourrait saisir le conseil de prud’hommes pour demander la requalification de sa convention de stage en contrat de travail. L’Urssaf disposant aussi de ce pouvoir, avec alors un redressement de cotisations sociales à la clé pour l’association.

Précision : deux stagiaires peuvent se succéder sur un même poste à condition qu’un délai de carence fixé au tiers de la durée du premier stage soit respecté (par exemple, après un stage de 6 mois, le délai de carence sur le même poste est de 2 mois). Ce délai ne s’applique toutefois pas lorsque le stage a été interrompu, avant son terme, à l’initiative du stagiaire.

Enfin, sachez que si vous n’êtes pas tenu d’effectuer de déclaration préalable à l’embauche lors de l’accueil d’un stagiaire, vous devez néanmoins l’inscrire dans une rubrique spécifique de votre registre unique du personnel (nom et prénom, dates de début et de fin du stage, lieu de présence, nom et prénom du tuteur).

À noter : au terme du stage, vous devez délivrer à votre stagiaire une attestation mentionnant obligatoirement la durée effective globale de son stage et, le cas échéant, le montant total de la gratification qui lui a été versée.

Un nombre de stagiaires limité

Les employeurs de moins de 20 salariés ne peuvent pas, en principe, accueillir plus de trois stagiaires simultanément.

Le nombre de stagiaires pouvant être accueillis simultanément dans votre entreprise est limité. Ainsi, si vous employez au moins 20 salariés, vous ne pouvez pas accueillir, au cours d’une même semaine civile, un nombre de stagiaires excédant 15 % de votre effectif, soit, par exemple, cinq stagiaires maximum par semaine (4,5 arrondis à l’entier supérieur) pour un effectif de 30 personnes et six stagiaires maximum pour 40 personnes. Si, en revanche, vous employez moins de 20 salariés, ce quota est fixé forfaitairement à trois stagiaires par semaine civile. Par dérogation, cependant, pour les formations en milieu professionnel obligatoires dispensées notamment dans les lycées professionnels, l’autorité académique dont vous dépendez a la possibilité de porter ce quota à 20 % de l’effectif pour les entreprises qui emploient au moins 30 salariés et à cinq stagiaires pour celles qui en emploient moins de 30.

Précision : vous êtes tenu de désigner, parmi votre personnel, un tuteur chargé de l’accueil et de l’accompagnement du stagiaire. Un tuteur qui ne peut pas encadrer simultanément plus de trois stagiaires.

Une durée maximale

La durée d’un stage au sein d’une même entreprise ne peut excéder 6 mois par année d’enseignement.

Un stagiaire ne peut pas effectuer un stage de plus de 6 mois par année d’enseignement au sein de votre entreprise. Cette durée est calculée en fonction du temps de présence effective du stagiaire dans votre entreprise. À ce titre, chaque période de 7 heures de présence, consécutives ou non, équivaut à un jour, et chaque période au moins égale à 22 jours de présence, consécutifs ou non, équivaut à un mois. Autrement dit, la durée maximale de 6 mois de stage correspond à 924 heures de présence effective.

Une gratification minimale

La gratification due au stagiaire se calcule en fonction de son temps de présence dans l’entreprise.

Le montant de la gratification

Vous devez verser une gratification minimale à l’élève ou à l’étudiant qui effectue dans votre entreprise un stage de plus de 2 mois consécutifs ou, au cours d’une même année scolaire ou universitaire, un stage de plus de 2 mois, consécutifs ou non. Sachant que pour les formations du second cycle de l’enseignement secondaire en milieu agricole, la gratification doit être versée lorsque le stage a une durée supérieure à 3 mois, consécutifs ou non, au cours de la même année d’enseignement. Comme cette durée correspond à son temps de présence effective, le stagiaire bénéficie de la gratification dès lors qu’il est présent dans votre entreprise plus de 308 heures (462 heures pour les formations agricoles du second cycle de l’enseignement secondaire). Sauf montant plus élevé prévu par votre convention collective, la gratification horaire minimale est fixée à 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale, soit à 3,90 € en 2022. Cette gratification, due à compter du premier jour du premier mois de stage, est versée mensuellement, et non à l’issue du stage. Elle se calcule en multipliant la gratification horaire minimale par le nombre d’heures de stage réellement effectuées par le stagiaire au cours du mois. Vous pouvez toutefois décider de lisser cette gratification sur la totalité de la durée du stage.

Exemple : si un stagiaire est présent 140 heures le premier mois (gratification de 546 €), 150 heures le deuxième mois (gratification de 585 €) et 154 heures le troisième mois (gratification de 600,60 €), vous pouvez lisser le montant total, soit 1 731,60 €, sur ces 3 mois et donc octroyer au stagiaire une gratification annuelle de 577,20 €.

L’exonération de cotisations sociales

La gratification n’est pas assujettie aux cotisations et contributions sociales (cotisations salariales et patronales de Sécurité sociale, contribution de solidarité pour l’autonomie, Fnal, CSG-CRDS et versement mobilité), dans la limite toutefois du montant minimal dû au stagiaire (soit 3,90 € de l’heure). En conséquence, la part de la gratification qui excède ce minimum est soumise à cotisations sociales (sauf cotisation d’assurance chômage, contribution au dialogue social, cotisations de retraite complémentaire et cotisation AGS).

Des droits pour les stagiaires

Les stagiaires doivent bénéficier des avantages accordés aux salariés de l’entreprise.

Vous devez appliquer à vos stagiaires les règles relatives aux durées maximales de travail, aux durées minimales de repos, aux jours fériés et au travail de nuit. Sachant que vous êtes tenu de décompter leur durée de présence effective au sein de l’entreprise. En outre, vos stagiaires ont droit aux congés et autorisations d’absence liés à la grossesse, à la paternité et à l’adoption selon les mêmes modalités que vos salariés. Et plus largement, pour les stages de plus de 2 mois, la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d’autorisations d’absences (congés pour mariage, pour décès d’un proche…).Enfin, les stagiaires doivent bénéficier des éventuels titres-restaurant que vous accordez à vos salariés ainsi que de la prise en charge de leurs frais de transport en commun.

En complément : si vous engagez un ancien stagiaire dans les 3 mois suivant la fin de son stage réalisé lors de sa dernière année d’études, vous devez déduire la durée de ce stage de la période d’essai prévue dans son contrat de travail. Une déduction équivalant à la totalité du stage lorsque cette embauche porte sur un emploi en correspondance avec les missions confiées au stagiaire. Dans le cas contraire, cette déduction ne peut réduire de plus de la moitié la durée de la période d’essai (sauf dispositions conventionnelles plus favorables).

Article publié le 16 juin 2022 – © Les Echos Publishing 2022

Demande de congés payés : ne restez pas sans voix !

En l’absence de règle particulière dans l’entreprise imposant un accord exprès de l’employeur pour partir en congés payés, le salarié peut considérer que sa demande de congés, restée sans réponse, a été tacitement acceptée.

Compte tenu de son pouvoir de direction, il appartient à l’employeur de fixer les dates des congés payés de ses salariés. Autrement dit, pour pouvoir prendre des jours de congés payés, le salarié doit obtenir l’autorisation préalable de son employeur. Le salarié qui part en congé sans avoir obtenu cette autorisation commet donc une faute pouvant donner lieu à une sanction disciplinaire. Mais que se passe-t-il lorsque l’employeur ne répond pas à une demande de congés ?Dans une affaire récente, un salarié avait formulé oralement une demande de congés payés (un jour) auprès de son employeur. Celui-ci n’avait pas répondu à cette demande. Mais le salarié avait tout de même pris sa journée de congé estimant que le silence de son employeur valait acceptation tacite. Son employeur lui avait alors adressé un avertissement estimant que son absence était injustifiée et qu’elle avait causé une réelle désorganisation dans le fonctionnement de l’entreprise et dans l’organisation du travail. Plus tard, le salarié avait saisi la justice afin, notamment, de faire annuler cet avertissement. Saisie de l’affaire, les juges de la Cour de cassation ont constaté qu’il n’existait, au sein de la société, aucune consigne ou disposition, imposant au salarié d’obtenir un accord exprès de l’employeur à sa demande de congé. Et puisque son employeur n’avait pas expressément refusé sa demande, le salarié pouvait considérer qu’elle avait été acceptée. Le salarié n’avait donc pas commis de faute en prenant sa journée de congé.

En pratique : en matière de congés payés, deux situations sont à distinguer. D’une part, celle où il existe, au sein de l’entreprise, une consigne, un usage ou une disposition conventionnelle imposant au salarié d’obtenir un accord exprès de son employeur pour partir en congé. À défaut d’accord exprès (ou en cas de refus exprès), le salarié qui part quand même en congé commet une faute. D’autre part, celle où il n’existe aucune disposition particulière quant à la nécessité d’un accord exprès de l’employeur. En l’absence de refus exprès de l’employeur, le salarié peut alors considérer que sa demande est tacitement acceptée.

Cassation sociale, 6 avril 2022, n° 20-22055

Article publié le 08 juin 2022 – © Les Echos Publishing 2022

Comment renouveler un congé de présence parentale ?

Les modalités de renouvellement du congé de présence parentale ont été précisées par décret.

Le salarié dont l’enfant est atteint d’une maladie, d’un handicap ou victime d’un accident d’une particulière gravité nécessitant une présence soutenue et des soins contraignants bénéficie d’un congé de présence parentale. Ce congé lui est accordé pour une durée maximale de 310 jours ouvrés (consécutifs ou non) à prendre sur une période de 3 ans. Un congé qui, en cas de besoin, peut être renouvelé…

À noter : pendant le congé, le salarié bénéficie d’une allocation journalière de présence parentale (AJPP) versée par la caisse d’allocations familiales. L’employeur n’a donc pas à maintenir sa rémunération.

Quand le congé peut-il être renouvelé ?

Si le salarié a épuisé les 310 jours accordés au titre du congé de présence parentale avant la fin de la période de 3 ans, il peut, sans attendre le terme de cette période, prétendre au renouvellement du congé. Et ce, au titre de la même maladie, du même accident ou du même handicap de l’enfant. Le salarié bénéficie alors d’un nouveau congé de présence parentale de 310 jours, à prendre sur une nouvelle période de 3 ans.

Rappel : le congé de présence parentale peut également être renouvelé à l’issue de la période initiale de 3 ans, en cas de rechute ou de récidive de la pathologie de l’enfant ou bien lorsque la gravité de la pathologie nécessite une présence soutenue et des soins contraignants.

À quelles conditions ?

Pour bénéficier du renouvellement du congé de présence parentale avant la fin de la période de 3 ans, le salarié doit obtenir un nouveau certificat médical du médecin qui suit l’enfant. Un document attestant du caractère indispensable, au regard du traitement de la pathologie ou du besoin d’accompagnement de l’enfant, de la poursuite de soins contraignants et d’une présence soutenue du salarié. Ce certificat doit, en outre, faire l’objet d’un accord explicite du service du contrôle médical de la Sécurité sociale. Une fois le renouvellement du congé accordé, le salarié qui souhaite en bénéficier doit en avertir son employeur au moins 15 jours à l’avance, par lettre recommandée avec avis de réception ou remise contre récépissé. Une lettre qui doit être accompagnée du certificat établi par le médecin et de l’avis favorable du service du contrôle médical de la Sécurité sociale.

Décret n° 2022-733 du 28 avril 2022, JO du 29

Article publié le 01 juin 2022 – © Les Echos Publishing 2022

L’activité partielle de longue durée

Afin d’éviter des licenciements massifs lors de la crise liée au Covid-19, les pouvoirs publics ont instauré un nouveau dispositif : l’activité partielle de longue durée (APLD). Un dispositif qui s’adresse aux entreprises qui, en raison d’une réduction durable de leur activité, sont contraintes de placer leurs salariés en activité partielle. Et compte tenu des conséquences économiques du conflit en Ukraine, les règles de recours à l’APLD ont été assouplies. Explications.

Comment bénéficier de ce dispositif ?

L’activité partielle de longue durée est mise en place dans le cadre d’un accord collectif.

Pour aider les employeurs à surmonter la crise économique liée au Covid-19, les pouvoirs publics ont instauré un dispositif spécifique d’activité partielle, dénommé « activité partielle de longue durée » (APLD). Un dispositif qui permet aux employeurs de préserver leur trésorerie en contrepartie d’engagements en matière de maintien en emploi de leurs salariés. Pour en bénéficier, les employeurs doivent signer un accord d’établissement, d’entreprise ou de groupe ou bien appliquer un accord de branche étendu conclu sur le sujet. Dans cette dernière hypothèse, l’employeur doit, après consultation de son comité social et économique, s’il existe, élaborer un document unilatéral conforme aux dispositions de l’accord de branche.

Précision : plusieurs branches professionnelles disposent d’un accord relatif à l’APLD. C’est le cas notamment des hôtels, cafés et restaurants, des agences de voyage et de tourisme, de l’industrie textile, de la coiffure, du transport routier de marchandises et du commerce de détail non alimentaire. Ces accords sont disponibles sur le site du ministère du Travail.

Dans tous les cas, l’accord collectif ou le document unilatéral élaboré par l’employeur doit comporter : un préambule présentant un diagnostic sur la situation économique et les perspectives d’activité selon le cas de l’établissement, de l’entreprise, du groupe ; la date de début et la durée d’application de l’APLD ; les activités et salariés concernés par l’APLD ; la réduction maximale de l’horaire de travail en-deçà de la durée légale ; les engagements en matière d’emploi et de formation professionnelle ; les modalités d’information des organisations syndicales de salariés signataires et du comité social et économique sur la mise en œuvre de l’accord (une information devant avoir lieu au moins tous les 3 mois).

Précision : la réduction de l’horaire de travail des salariés ne peut pas excéder 40 % de la durée légale de travail. Exceptionnellement et sur décision de la Dreets, cette réduction peut atteindre 50 %. La réduction de l’horaire de travail étant appréciée pour chaque salarié concerné sur la durée totale de recours à l’APLD.

Ensuite, l’accord collectif ou le document unilatéral élaboré par l’employeur doit être adressé à la Dreets, via le portail activitepartielle.emploi.gouv.fr. Celle-ci dispose alors de 15 jours pour valider l’accord (ou de 21 jours pour valider le document rédigé par l’employeur). Et attention, seuls les employeurs qui transmettent un accord collectif (ou un document) à la Dreets au plus tard le 31 décembre 2022 peuvent prétendre à l’APLD.

À savoir : pour tenir compte de l’évolution de la situation économique de leur entreprise, les employeurs peuvent transmettre à la Dreets un avenant de révision de l’accord collectif conclu pour recourir à l’APLD (ou un document modifiant le document unilatéral rédigé par l’employeur), même après le 31 décembre 2022.

Combien de temps s’applique ce dispositif ?

L’APLD est prévue pour une durée limitée.

Les employeurs peuvent bénéficier de l’APLD pendant une durée maximale de 36 mois (consécutifs ou non), sur une période de référence de 4 années consécutives. Mais attention, car la décision de validation de l’accord (ou du document) de la Dreets n’est valable que pour une durée de 6 mois. Autrement dit, l’employeur doit, tous les 6 mois, solliciter de nouveau la Dreets pour continuer à bénéficier de l’APLD. Pour ce faire, il doit avant chaque échéance, lui adresser un bilan portant notamment sur le respect des engagements en matière d’emploi et de formation professionnelle. Un bilan accompagné d’un diagnostic de la situation économique et des perspectives d’activité de l’entreprise.

Précision : la période allant du 1er novembre 2020 au 31 mars 2021 est neutralisée pour le décompte de la durée maximale de l’APLD et le calcul de la réduction du temps de travail pratiquée dans l’entreprise.

Quelles indemnisation et allocation ?

L’allocation d’activité partielle perçue par l’employeur s’élève, en principe, à 60 % de la rémunération horaire brute du salarié.

Les salariés placés en APLD perçoivent, pour chaque heure non travaillée, une indemnité correspondant à 70 % de leur rémunération horaire brute. Cette indemnité ne peut pas être inférieure à 8,59 € net ni supérieure à 70 % de 4,5 fois le Smic horaire (soit 34,18 €).En contrepartie, l’employeur perçoit, pour chaque heure non travaillée, une allocation égale à 60 % de la rémunération horaire brute du salarié (avec un montant plancher de 8,59 € et un montant plafond de 29,30 €).

À noter : ces montants planchers et plafonds de l’indemnité et de l’allocation s’appliquent aux heures non travaillées depuis le 1er mai 2022.

Article publié le 12 mai 2022 – © Les Echos Publishing 2022

Un cadre dirigeant doit participer à la définition de la stratégie de l’entreprise

Le salarié qui ne dispose pas du pouvoir de prendre des décisions de façon largement autonome n’est pas un cadre dirigeant. Les règles liées à la durée du travail lui sont alors applicables…

Les cadres dirigeants d’une entreprise constituent une catégorie particulière de salariés. Ce sont des employés auxquels sont confiées des responsabilités dont l’importance implique une grande indépendance dans l’organisation de leur emploi du temps, qui sont habilités à prendre des décisions de façon largement autonome et qui perçoivent une rémunération se situant dans les niveaux les plus élevés des systèmes de rémunération pratiqués dans leur entreprise ou établissement. De ce fait, les règles du Code du travail qui concernent, notamment, la durée du travail et les jours fériés, ne leur sont pas applicables. Mais attention, car en cas de litige, les critères permettant de bénéficier de ce statut sont examinés à la loupe par les juges… Dans une affaire récente, un salarié engagé en tant que directeur d’exploitation d’un hôtel-restaurant et de responsable du restaurant s’était vu confier, environ un an après, la gestion du recrutement du personnel de l’hôtel. Quelques mois plus tard, le salarié et son employeur avaient conclu une rupture conventionnelle individuelle. Et le salarié avait saisi la justice en vue d’obtenir le paiement de diverses sommes correspondant, entre autres, à des heures supplémentaires. De son côté, l’employeur indiquait que le salarié avait le statut de cadre dirigeant, que les règles liées à la durée du travail ne lui étaient pas applicables et qu’ils n’étaient donc pas redevables des sommes réclamées. Saisie du litige, la Cour de cassation a estimé, elle, que le salarié n’était pas un cadre dirigeant. Car si celui-ci percevait le salaire le plus élevé de l’entreprise et bénéficiait d’une indépendance certaine dans l’organisation de son emploi du temps, il ne disposait pas d’un pouvoir de décision et de l’autonomie d’un cadre dirigeant. Et pour cause, le salarié devait rendre des comptes au président directeur général de l’entreprise. Il ne participait donc pas à la définition de la stratégie de l’entreprise ni à ses instances dirigeantes. Aussi, l’employeur était bien redevable des sommes réclamées par le salarié au titre, notamment, des heures supplémentaires.

Cassation sociale, 13 avril 2022, n° 20-13817

Article publié le 05 mai 2022 – © Les Echos Publishing 2022

Des mesures pour prévenir la désinsertion professionnelle des salariés

Deux dispositifs, à savoir l’essai encadré et la convention de rééducation professionnelle en entreprise, ont été officialisés par la loi « santé au travail » pour lutter contre la désinsertion professionnelle des salariés en arrêt de travail.

Publiée en août 2021, la loi pour renforcer la prévention en santé au travail, dite « loi santé au travail », a officialisé deux dispositifs spécifiques permettant de lutter contre la désinsertion professionnelle des salariés en arrêt de travail : l’essai encadré et la convention de rééducation professionnelle en entreprise (CRPE). Des dispositifs dont les modalités d’application viennent d’être précisées par décret.

Important : ces mesures s’appliquent à compter du 31 mars 2022, y compris pour les arrêts de travail en cours à cette date.

L’essai encadré

L’essai encadré a pour but d’évaluer la compatibilité d’un poste de travail avec l’état de santé d’un salarié (y compris un apprenti ou un stagiaire de la formation professionnelle) qui se trouve en arrêt de travail. Cet essai pouvant être effectué dans l’entreprise qui emploie le salarié ou auprès d’un autre employeur.

Précision : l’essai encadré intervient à l’initiative du salarié, avec l’accord de son médecin traitant, du médecin conseil de l’Assurance maladie et du médecin du travail. Mais ce dispositif peut aussi lui être proposé, notamment par le service de prévention et de santé au travail de l’entreprise.

Durant l’essai encadré, dont la durée maximale est de 14 jours ouvrables renouvelable dans la limite de 28 jours ouvrables, le salarié continue de percevoir (comme pendant son arrêt de travail) des indemnités journalières de la Sécurité sociale et, le cas échéant, des indemnités complémentaires de la part de son employeur. Autrement dit, l’entreprise auprès duquel le salarié effectue un essai encadré n’a pas à le rémunérer à ce titre.

La CRPE

Les salariés en arrêt de travail qui sont (ou risquent d’être) déclarés inaptes à occuper leur poste peuvent bénéficier d’une CRPE. D’une durée maximale de 18 mois, ce dispositif permet au salarié de se réadapter à son métier ou de se former à un nouveau métier. Durant l’application de la CRPE, le salarié doit percevoir une rémunération qui ne peut pas être inférieure à celle qui lui était versée avant son arrêt de travail. Cette rémunération se compose : d’une indemnité réglée par l’Assurance maladie (égale à l’indemnité journalière allouée au salarié pendant l’arrêt de travail) ; d’une fraction de rémunération payée par l’employeur.

Précision : la CRPE peut se dérouler dans une autre entreprise. Dans ce cas, l’employeur, qui reste redevable de la rémunération de son salarié, facture à l’entreprise d’accueil la fraction de la rémunération, des cotisations sociales et des frais professionnels restant à sa charge.

Loi n° 2021-1018 du 2 août 2021, JO du 3Décret n° 2022-372 du 16 mars 2022, JO du 17Décret n° 2022-373 du 16 mars 2022, JO du 17

Article publié le 20 avril 2022 – © Les Echos Publishing 2022

Évaluation des risques professionnels : du nouveau !

Le point sur les nouvelles règles applicables au document unique d’évaluation des risques professionnels à compter du 31 mars 2022.

Afin de préserver la santé et la sécurité de leurs salariés, tous les employeurs ont l’obligation d’évaluer les risques liés aux activités de leur entreprise et d’en consigner les résultats dans un « document unique d’évaluation des risques professionnels » (DUERP).La loi pour renforcer la prévention en santé au travail, dite « loi santé au travail », a modifié les règles applicables à ce document à compter du 31 mars 2022. Ainsi, à présent, le DUERP doit, en plus de recenser les risques professionnels auxquels sont exposés les salariés, assurer la traçabilité collective de ces expositions.

Important : doivent désormais contribuer à l’évaluation des risques professionnels non seulement, dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le comité social et économique (CSE) et, le cas échéant, sa commission santé, sécurité et conditions de travail mais aussi les salariés compétents pour s’occuper des activités de protection et de prévention des risques professionnels (si l’entreprise en a désigné) et le service de prévention et de santé au travail auquel adhère l’employeur.

Définir des actions de prévention

Les résultats issus de l’évaluation des risques professionnels dans l’entreprise doivent donner lieu :- à un programme annuel de prévention des risques professionnels et d’amélioration des conditions de travail, dans les entreprises d’au moins 50 salariés ;- à une liste d’actions de prévention des risques et de protection des salariés consignée au sein du DUERP, pour les autres entreprises. Ce programme ou cette liste devant, si nécessaire, être actualisé à chaque mise à jour du DUERP.

À savoir : dorénavant, seules les entreprises d’au moins 11 salariés ont l’obligation de mettre à jour, chaque année, leur DUERP. Sa mise à jour reste toutefois obligatoire, quel que soit l’effectif de l’entreprise, en cas d’aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail ou lorsqu’une information supplémentaire intéressant l’évaluation d’un risque est portée à la connaissance de l’employeur. Les entreprises doivent transmettre chaque mise à jour au service de prévention et de santé au travail.

Dans les entreprises d’au moins 50 salariés, le CSE est consulté sur le DUERP et ses mises à jour. L’employeur doit également lui présenter le programme annuel de prévention. Dans celles de moins de 50 salariés, l’employeur présente au CSE la liste des actions de prévention.

Conservation et mise à disposition du DUERP

Le DUERP, dans ses versions successives, doit désormais être conservé par les employeurs pendant au moins 40 ans. Et ce, pour les versions en vigueur au 31 mars 2022 ou élaborées à compter de cette date. Ce délai de 40 ans débute à la date de leur élaboration.

Précision : le DUERP, et ses versions successives, doivent être conservés au format papier ou en version dématérialisée. À compter du 1er juillet 2023 ou 2024, selon l’effectif de l’entreprise, ces documents devront être déposés sur un portail numérique dédié.

Par ailleurs, la liste des personnes pouvant accéder au DUERP a été élargie. Ainsi, les employeurs doivent maintenant tenir à la disposition de leurs anciens salariés les versions du DUERP applicables durant leur période d’activité.

À noter : le DUERP (et ses versions antérieures) demeure accessible, notamment, aux salariés de l’entreprise (pour les versions en vigueur durant leur période d’activité), au service de prévention et de santé au travail (à l’ensemble des membres qui composent ce service), à l’inspection du travail et aux membres du CSE.

Art. 3, loi n° 2021-1018 du 2 août 2021, JO du 3Décret n° 2022-395 du 18 mars 2022, JO du 20

Article publié le 07 avril 2022 – © Les Echos Publishing 2022

Tout savoir sur le suivi médical des salariés

Dès lors qu’ils recrutent leur premier salarié, les employeurs sont tenus d’adhérer à un service de prévention et de santé au travail (SPST). Un service qui, moyennant des cotisations réglées par l’employeur, est chargé d’assurer le suivi régulier de l’état de santé des salariés. Le point sur les obligations de l’employeur en la matière.

La visite liée à l’embauche

Les salariés nouvellement recrutés doivent bénéficier d’une visite d’information et de prévention ou d’un examen médical d’aptitude.

Un suivi médical « normal »…

Dans les 3 mois qui suivent leur prise de poste effective, les salariés qui ne sont pas affectés à un poste à risque doivent être soumis à une visite d’information et de prévention (VIP) auprès d’un professionnel de santé du SPST (médecin du travail, collaborateur médecin, infirmier…). À l’issue de cette visite, l’employeur se voit remettre une attestation de suivi par le professionnel de santé.

Exceptions : pour les apprentis, cette visite doit se dérouler dans les 2 mois qui suivent leur embauche. Pour les salariés âgés de moins de 18 ans et les travailleurs de nuit, cette visite doit être organisée avant leur prise de poste.

… ou renforcé

Les salariés affectés à un poste présentant des risques particuliers pour leur santé ou leur sécurité ou pour celles de leurs collègues ou des tiers évoluant dans l’environnement immédiat de travail doivent, eux, être soumis à un examen médical d’aptitude réalisé par le médecin du travail. Et ce, avant leur prise de poste. Un avis d’aptitude ou d’inaptitude étant ensuite remis à l’employeur.

Précision : sont concernés les salariés qui sont exposés à certains risques professionnels (amiante, plomb, agents cancérogènes, mutagènes ou toxiques pour la reproduction, certains agents biologiques, rayonnements ionisants, risque hyperbare, risque de chute de hauteur lors du montage et du démontage d’échafaudages). Mais aussi les salariés affectés à un poste qui nécessite un examen d’aptitude spécifique, par exemple ceux qui détiennent une autorisation de conduite de certains équipements de travail.

Des cas de dispense

Lors du recrutement d’un salarié, l’employeur est dispensé d’organiser : une visite d’information et de prévention, si le travailleur en a déjà bénéficié au cours des 5 dernières années (au cours des 3 dernières années notamment pour les travailleurs handicapés et les travailleurs de nuit) ; un examen médical d’aptitude, si un tel examen a déjà été mis en place au profit du travailleur au cours des 2 années précédentes. Cette dispense ne s’applique cependant que si les conditions suivantes sont réunies : le salarié est amené à occuper un poste identique (avec des risques d’exposition équivalents), le professionnel de santé est en possession de sa dernière attestation de suivi (ou de son dernier avis d’aptitude) et il n’y a pas eu de mesure individuelle d’aménagement, d’adaptation ou de transformation du poste, de mesure d’aménagement du temps de travail ni d’avis d’inaptitude rendu au cours des 5 dernières années (3 dernières années notamment pour les travailleurs handicapés et les travailleurs de nuit ou 2 dernières années en cas de poste à risque).

Les visites périodiques

La visite d’information et de prévention, tout comme l’examen médical d’aptitude, doit être renouvelée périodiquement.

La visite d’information et de prévention organisée lors de l’embauche d’un salarié doit être renouvelée selon une périodicité fixée par le médecin du travail. Pour ce faire, le médecin du travail tient compte des conditions de travail du salarié, de son âge, de son état de santé et des risques auxquels il est exposé. Une visite doit toutefois être organisée au moins tous les 5 ans (tous les 3 ans pour notamment les travailleurs handicapés et les travailleurs de nuit).

À noter : chaque visite périodique donne lieu à la remise d’une attestation de suivi à l’employeur.

Tout comme la visite de prévention et d’information, l’examen médical d’aptitude doit être renouvelé selon une périodicité fixée par le médecin du travail. Cette périodicité ne pouvant pas excéder 4 ans. Et dans cet intervalle, les salariés doivent être soumis à une visite intermédiaire réalisée par un professionnel de santé du SPST. Cette visite devant se tenir, au plus tard, 2 ans après l’examen effectué par le médecin du travail.

Précision : après chaque examen médical, un avis d’aptitude ou d’inaptitude est transmis à l’employeur.

La visite de mi-carrière

Les salariés doivent être soumis à une visite de mi-carrière, en principe, durant l’année civile de leur 45 anniversaire.

Tous les salariés doivent bénéficier d’une visite médicale de mi-carrière à une échéance prévue par un accord de branche ou, à défaut, durant l’année civile de leur 45e anniversaire.

À savoir : cette visite peut être réalisée de manière anticipée. En effet, elle peut être organisée conjointement avec une autre visite médicale lorsque le salarié doit être examiné par le médecin du travail dans les 2 ans qui précèdent l’échéance normale de la visite de mi-carrière.

Réalisée par le médecin du travail ou un infirmier de santé au travail exerçant en pratique avancée, cet examen vise à établir un état des lieux de l’adéquation entre le poste de travail du salarié et son état de santé et à évaluer les risques de désinsertion professionnelle compte tenu de l’évolution de ses capacités (selon son parcours professionnel, son âge et son état de santé). Mais aussi à sensibiliser le salarié aux enjeux du vieillissement au travail et à la prévention des risques professionnels.

La visite post-exposition

Les salariés exposés à des risques professionnels sont soumis à une visite médicale dès la cessation de cette exposition ou, le cas échéant, lors de leur départ à la retraite.

Les salariés qui occupent un poste à risque nécessitant un suivi médical renforcé (exposition à l’amiante, au plomb, à des rayonnements ionisants…) doivent passer une visite médicale baptisée « visite post-exposition ». Et ce, dans les meilleurs délais après la cessation de leur exposition aux risques professionnels.

À noter : les salariés qui sont exposés à des risques professionnels jusqu’à leur départ à la retraite (ou leur mise à la retraite) sont soumis à une visite dite « post-professionnelle ». Elle doit avoir lieu avant le départ à la retraite du salarié.

Il appartient à l’employeur de désigner, auprès de son SPST, les salariés qui cessent d’être exposés à des risques professionnels ou qui partent à la retraite. À charge pour ce service de s’assurer que les conditions d’organisation de la visite post-exposition (ou post-professionnelle) sont bien réunies. Au terme de la visite, le médecin de travail remet au salarié un état des lieux de ses expositions aux facteurs de risques et le verse dans son dossier médical en santé au travail. Une surveillance post-exposition (ou post-professionnelle) est mise en place si le médecin du travail constate une exposition du salarié à des risques professionnels dangereux (notamment chimiques).

Les visites de reprise et de préreprise

Après certains arrêts de travail, notamment ceux de longue durée, les salariés doivent bénéficier d’une visite de reprise auprès du SPST.

Une visite de reprise obligatoire

Une visite médicale de reprise doit être organisée avec le médecin du travail :- lorsqu’une salariée revient de congé de maternité ;- après tout arrêt de travail consécutif à une maladie professionnelle ;- après un arrêt de travail d’au moins 30 jours consécutif à un accident du travail ;- après un arrêt de travail d’au moins 60 jours lié à un accident ou une maladie d’origine non professionnelle. L’employeur doit alors saisir son SPST afin que cette visite soit mise en place le jour de la reprise du travail du salarié ou, au plus tard, dans les 8 jours qui suivent.

Une visite de préreprise facultative

Une visite de préreprise avec le médecin du travail peut être instaurée pour les salariés qui sont en arrêt de travail depuis plus de 30 jours (quelle qu’en soit la cause) et dont le retour à leur poste est anticipé. Cette visite peut être réalisée à l’initiative du salarié, de son médecin traitant, des services médicaux de l’Assurance maladie ou du médecin du travail. L’employeur, lui, doit informer son salarié de la possibilité de solliciter une visite de préreprise.

En complément : un rendez-vous de liaison entre employeur et salarié, associant le SPST, peut être organisé pour tout arrêt de travail supérieur à 30 jours (quelle qu’en soit la cause). Ce rendez-vous peut être mis en place à l’initiative du salarié ou de l’employeur. Il vise notamment à informer le salarié qu’il peut bénéficier d’une visite de préreprise ainsi que de mesures d’aménagement du poste et du temps de travail.

Et en cas d’inaptitude au travail ?

Lorsqu’un salarié est reconnu inapte à occuper son poste de travail, l’employeur doit, en principe, rechercher un poste de reclassement.

La décision d’inaptitude

L’inaptitude médicale au travail d’un salarié est reconnue par le médecin du travail s’il constate qu’aucune mesure d’aménagement, d’adaptation ou de transformation du poste de travail n’est possible et que son état de santé justifie un changement de poste. Ce constat doit être précédé d’au moins un examen médical du salarié, d’échanges avec l’employeur et le salarié, d’une étude de poste et d’une étude des conditions de travail dans l’entreprise. Cet avis d’inaptitude doit alors être éclairé par des conclusions écrites assorties d’indications relatives au reclassement du salarié.

Précision : l’employeur qui souhaite contester un avis d’inaptitude doit saisir le conseil de prud’hommes dans un délai de 15 jours.

Le reclassement du salarié

Qu’elle que soit l’origine de l’inaptitude du salarié, l’employeur doit rechercher un emploi de reclassement adapté à ses capacités. Il doit ainsi, après avoir consulté son comité social et économique, proposer des emplois de reclassement au salarié ou bien l’informer de l’absence de postes de reclassement disponibles.

Important : l’employeur est déchargé de son obligation de reclassement lorsque le médecin du travail mentionne expressément dans l’avis d’inaptitude que tout maintien du salarié dans un emploi serait gravement préjudiciable à sa santé ou que son état de santé fait obstacle à tout reclassement dans un emploi.

Et lorsqu’aucun emploi de reclassement n’est disponible ou que le salarié refuse les propositions de reclassement, l’employeur peut engager un licenciement pour inaptitude.

En résumé

Les visites et examens médicaux des salariés
Visite ou examen Qui ? Quand ?
Les visites et examens obligatoires
Visite d’information et de prévention (VIP) lors de l’embauche Salariés non affectés à un poste à risque En principe, dans les 3 mois qui suivent la prise de poste effective
VIP périodiques En principe, au moins tous les 5 ans
Examen médical d’aptitude (EMA) à l’embauche Salariés affectés à un poste à risque (exposition à l’amiante, au plomb, aux rayonnements ionisants…) Avant la prise de poste effective
EMA périodiques Au moins tous les 4 ans
Visites intermédiaires Au plus tard, 2 ans après l’examen réalisé par le médecin du travail
Visite de reprise – Salariées de retour de congé de maternité- Salariés en arrêt de travail :• à la suite d’une maladie professionnelle ;• à la suite d’un accident du travail, depuis au moins 30 jours ;• à la suite d’une maladie ou un accident d’origine personnelle, depuis au moins 60 jours. Le jour de la reprise du travail ou, au plus tard, dans les 8 jours qui suivent
Visite de mi-carrière Tous les salariés À une échéance fixée par un accord de branche ou, à défaut, durant l’année civile de leur 45e anniversaire
Visite post-exposition ou post-professionnelle Salariés affectés à un poste à risque (exposition à l’amiante, au plomb, aux rayonnements ionisants…) Dans les meilleurs délais après la cessation de leur exposition aux risques professionnels ou, le cas échéant, avant leur départ à la retraite
Les visites facultatives
Rendez-vous de liaison Salariés en arrêt de travail pendant plus de 30 jours (quelle qu’en soit la cause) Pendant l’arrêt de travail
Visite de préreprise Salariés en arrêt de travail pendant plus de 30 jours (quelle qu’en soit la cause) et dont le retour au travail est anticipé Pendant l’arrêt de travail

Article publié le 06 avril 2022 – © Les Echos Publishing 2022

Pour bien gérer les jours fériés dans votre entreprise…

Le point sur les règles applicables aux prochains jours fériés.

Avec le printemps débute une longue série de jours fériés : le lundi de Pâques (le 18 avril), les 1er et 8 mai qui, cette année, tombent un dimanche, le jeudi de l’Ascension (le 26 mai) et le lundi de Pentecôte (le 6 juin). Retour sur les principales règles à connaître pour bien gérer ces jours fériés dans votre entreprise.

À noter : en Alsace-Moselle, le Vendredi saint (15 avril) est un jour férié chômé dans les communes qui possèdent un temple protestant ou une église mixte.

Vos salariés peuvent-ils travailler ?

Associé à la Fête du Travail, le 1er mai est le seul jour férié obligatoirement chômé. Autrement dit, tous les salariés doivent se voir accorder un jour de repos. Exception faite, toutefois, des employés des établissements et services qui, en raison de la nature de leur activité, ne peuvent pas interrompre le travail : transports, hôtels, etc. Les autres jours fériés sont des jours dits « ordinaires ». Aussi, c’est un accord d’entreprise ou, à défaut, votre convention collective qui va déterminer si vos salariés doivent venir travailler ou bénéficier d’un jour de repos. Et en l’absence d’accord collectif sur le sujet, c’est à vous de trancher la question.

Attention : en principe, les jeunes de moins de 18 ans ne doivent pas travailler pendant les jours fériés. Et si votre entreprise est située en Alsace-Moselle, ce sont l’ensemble de vos salariés qui doivent être en repos durant les jours fériés. S’agissant du 8 mai, rappelons que seuls les employeurs qui disposent d’une dérogation au repos dominical peuvent faire travailler leurs salariés ce jour-là.

Quelle rémunération ?

Les salariés qui bénéficient de jours de repos durant les jours fériés ordinaires doivent voir leur rémunération maintenue dès lors qu’ils cumulent au moins 3 mois d’ancienneté dans l’entreprise ou bien qu’ils sont mensualisés. Étant précisé que, pour les salariés mensualisés ayant moins de 3 mois d’ancienneté, le maintien de salaire ne comprend pas la rémunération des heures supplémentaires qui auraient dû normalement être effectuées les jours fériés chômés.

Précision : la loi ne prévoit aucun report ou contrepartie en faveur des salariés lorsqu’un jour férié coïncide avec un jour de repos (le dimanche ou le lundi, par exemple). En revanche, votre convention collective peut permettre à vos salariés de récupérer ce jour ou de bénéficier d’un complément de salaire.

À l’inverse, si vos salariés viennent travailler durant les jours fériés ordinaires, ils ne bénéficient d’aucune majoration de salaire, à moins que votre convention collective en dispose autrement.

Exception : les salariés qui travaillent le 1er mai voient leur rémunération doublée. Un avantage auquel peut venir s’ajouter, lorsque votre convention collective le prévoit, un jour de repos compensateur. Les salariés qui, en principe, travaillent le dimanche et qui, cette année, ne travailleront pas le 1er mai ont droit à un maintien de salaire quel que soit leur ancienneté dans l’entreprise.

Faire le pont…

Vous pouvez accorder un jour de repos à vos salariés le vendredi 27 mai afin de leur permettre de « faire le pont ». Notez bien que votre convention collective ou un usage peut vous y contraindre. Dans la mesure où ce pont vient modifier l’horaire collectif de travail de vos salariés, vous devez au préalable consulter vos représentants du personnel. L’horaire collectif de travail ainsi modifié doit non seulement être communiqué à l’inspecteur du travail, mais aussi affiché dans l’entreprise.

À savoir : vous pouvez demander à vos salariés de récupérer les heures de travail perdues pendant une journée de pont. Et ce, dans les 12 mois qui la suivent ou la précèdent. Veillez toutefois à ce que l’inspecteur du travail en soit informé et que cette mesure n’augmente pas la durée de travail de vos salariés de plus d’une heure par jour et de plus de 8 heures par semaine.

Et si vos salariés sont en congés ?

Si les jours fériés précités sont chômés dans votre entreprise, les salariés en vacances à cette période ne doivent pas se voir décompter un (ou plusieurs) jours de congés payés. Les journées de congés « économisées » du fait des jours fériés chômés pouvant venir prolonger leur période de vacances ou être prises à une autre période.

Article publié le 05 avril 2022 – © Les Echos Publishing 2022