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L’obligation d’emploi des travailleurs handicapés

Les entreprises d’au moins 20 salariés sont soumises à une obligation d’emploi de travailleurs handicapés. Ainsi, elles doivent employer des personnes handicapées à hauteur d’au moins 6 % de leur effectif total.

Qui est concerné ?

L’obligation d’emploi des travailleurs handicapés s’impose aux entreprises employant au moins 20 salariés.

Les employeurs

Tous les employeurs d’au moins 20 salariés doivent respecter l’obligation d’emploi des travailleurs handicapés (OETH). Cet effectif étant apprécié au niveau de l’entreprise et non pas de l’établissement.

Précision : l’effectif annuel de l’entreprise correspond à la moyenne du nombre de personnes employées chaque mois au cours de l’année civile précédente.

Une entreprise ne devient assujettie à l’OETH que si le seuil de 20 salariés est atteint ou franchi pendant 5 années civiles consécutives. Toutefois, ce délai de 5 ans ne concerne pas les entreprises déjà soumises, en 2019, à l’OETH dès lors que leur effectif demeure identique ou plus élevé en 2020.Si l’effectif d’une entreprise appliquant l’OETH passe en dessous de 20 salariés durant une année civile, elle n’est plus soumise à cette obligation dès l’année qui suit.

Les salariés

Bénéficient de cette obligation d’emploi :- les travailleurs bénéficiant de la reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH) ;- les victimes d’accidents du travail ou de maladies professionnelles ayant entraîné une incapacité permanente au moins égale à 10 % et les titulaires d’une rente versée par un régime de protection sociale obligatoire (régime général de la Sécurité sociale, Mutualité sociale agricole…) ;- les titulaires d’une pension d’invalidité attribuée par un régime de protection sociale obligatoire ou au titre des dispositions régissant les agents publics à condition que l’invalidité des intéressés réduise au moins des deux tiers leur capacité de travail ;- les bénéficiaires mentionnés aux articles L. 241-2, L. 241-3 et L. 241-4 du Code des pensions militaires d’invalidité et des victimes de guerre (victimes d’un acte de terrorisme, titulaires d’une pension militaire d’invalidité en raison de blessures reçues ou de maladies contractées ou aggravées dans le cadre du service au cours des guerres, des expéditions déclarées campagnes de guerre ou des opérations extérieures…) ;- les sapeurs-pompiers volontaires victimes d’un accident survenu ou atteints d’une maladie contractée en service ou à l’occasion du service et titulaires d’une allocation ou d’une rente d’invalidité ;- les titulaires de la carte « mobilité inclusion » portant la mention « invalidité » ;- les titulaires de l’allocation aux adultes handicapés.

En quoi consiste l’obligation ?

Pour remplir leur OETH, les employeurs peuvent recruter des travailleurs handicapés ou mettre en œuvre un accord collectif agréé.

Les entreprises soumises à l’OETH doivent employer des travailleurs handicapés dans une proportion d’au moins 6 % de leur effectif total.Pour obtenir le nombre de personnes handicapées à employer, l’effectif total de l’entreprise est multiplié par 6 % et le résultat est arrondi au nombre entier inférieur. Par exemple, une entreprise de 55 salariés doit employer trois travailleurs handicapés (55 x 6 % = 3,3).

À savoir : depuis le 1er janvier 2020, les entreprises ne peuvent plus s’acquitter partiellement de leur OETH en passant des contrats de fourniture, de sous-traitance ou de prestation de services avec des travailleurs indépendants handicapés, des entreprises adaptées, des établissements ou services d’aide par le travail ou des centres de distribution de travail à domicile. Mais les dépenses liées à ces contrats peuvent désormais être déduites du montant de la contribution financière due par l’entreprise qui n’emploie pas suffisamment de travailleurs handicapés ou qui n’applique pas d’accord collectif agréé.

L’embauche de personnes handicapées

Pour satisfaire à leur OETH, les employeurs peuvent :- recruter des travailleurs handicapés, peu importe la durée et la nature du contrat (CDI, CDD, contrat d’apprentissage, contrat de professionnalisation…) ;- employer des travailleurs handicapés mis à disposition par une entreprise de travail temporaire ou un groupement d’employeurs ;- accueillir des personnes handicapées en stage ou pour des périodes de mise en situation en milieu professionnel ;- accueillir des jeunes de plus de 16 ans bénéficiaires de droits à la prestation de compensation du handicap, de l’allocation compensatrice pour tierce personne ou de l’allocation d’éducation de l’enfant handicapé qui disposent d’une convention de stage.L’effectif annuel des bénéficiaires de l’OETH présents dans l’entreprise correspond à la moyenne du nombre de bénéficiaires employés au cours de chacun des mois de l’année civile précédente.

À noter : afin d’encourager l’emploi de travailleurs plus âgés, le nombre de bénéficiaires de l’OETH âgés d’au moins 50 ans est multiplié par 1,5. Il s’agit de compenser « l’effort consenti par l’entreprise en faveur des bénéficiaires qui rencontrent des difficultés particulières de maintien en emploi ».

Un accord collectif agréé

Les employeurs peuvent également remplir leur OETH en mettant en œuvre un accord collectif agréé conclu au niveau de la branche, du groupe ou de l’entreprise. Cet accord étant signé pour une durée maximale de 3 ans, renouvelable une fois. Il n’est plus possible, depuis le 1er janvier 2020, de conclure un accord d’établissement.

À noter : les accords agréés et entrés en vigueur avant le 1er janvier 2020 produisent leurs effets jusqu’à leur terme et peuvent être renouvelés une fois seulement pour 3 ans maximum. Étant précisé que les accords d’établissement ne peuvent pas être renouvelés.

Pour être agréé, l’accord doit mettre en place un programme pluriannuel en faveur des travailleurs handicapés incluant un plan d’embauche et un plan de maintien dans l’emploi. Il doit fixer des objectifs annuels, notamment en termes de recrutement, et préciser le financement prévisionnel des différentes actions programmées. Ce financement doit être au moins égal, chaque année, à la contribution financière due par l’entreprise. La partie la plus diligente transmet l’accord de groupe ou d’entreprise à la Direccte au plus tard le 31 mars de la première année de mise en œuvre du programme. Celle-ci vérifie la nature, la portée et la cohérence des différentes actions envisagées ainsi que le respect des exigences liées au contenu de l’accord.

À savoir : l’employeur doit dresser un bilan annuel de la mise en œuvre de l’accord et le présenter au comité social et économique ou au comité de groupe.

Dans les 2 mois suivant la fin de l’accord, l’employeur doit transmettre à la Direccte :- les bilans annuels et le bilan récapitulatif des actions réalisées dans le cadre de l’accord de groupe ou d’entreprise ;- le solde des dépenses exposées pour la mise en œuvre du programme au regard du montant de la contribution financière qui aurait été due sans accord agréé ;- à la demande de la Direccte, les pièces justificatives nécessaires au contrôle du bilan récapitulatif.Si les dépenses réalisées pendant la durée de l’accord sont inférieures au montant de la contribution financière qui aurait été due sans accord agréé, l’entreprise doit alors verser à l’Urssaf, à la CGSS ou à la MSA une somme correspondant aux dépenses prévues par l’accord et non réalisées.

Une contribution financière annuelle

Les employeurs qui ne respectent pas leur OETH versent une contribution financière.

Les entreprises qui n’emploient pas suffisamment de bénéficiaires de l’OETH par rapport à leur effectif ou qui n’appliquent pas d’accord agréé doivent s’acquitter, chaque année, d’une contribution financière.Le montant de la contribution financière se calcule en multipliant le nombre de bénéficiaires de l’OETH manquants par un montant forfaitaire variant selon l’effectif de l’entreprise :- 400 fois le Smic horaire brut pour les entreprises de 20 à moins de 250 salariés ;- 500 fois le Smic horaire brut pour les entreprises de 250 à moins de 750 salariés ;- 600 fois le Smic horaire brut pour les entreprises d’au moins 750 salariés ;- 1 500 fois le Smic horaire brut, quel que soit l’effectif de l’entreprise, lorsque celle-ci, au cours des 3 dernières années, n’a employé aucun bénéficiaire de l’OETH, ni conclu de contrats d’un montant minimal (montant supérieur ou égal sur 4 ans à 600 fois le Smic horaire brut) avec des travailleurs indépendants handicapés, des entreprises de portage salarial, des entreprises adaptées, des établissements ou services d’aide par le travail ni mis en œuvre un accord agréé.

Précision : le nombre de bénéficiaires de l’OETH manquants correspond à l’écart entre le nombre de bénéficiaires que l’entreprise aurait dû employer et le nombre qu’elle emploie réellement.

Cette contribution financière peut cependant faire l’objet de déductions au titre :- des emplois exigeant des conditions d’aptitude particulières (Ecap) occupés par des salariés de l’entreprise (emplois que l’entreprise n’est pas tenue de proposer à des travailleurs handicapés comme les ambulanciers, les gardes du corps, les convoyeurs de fonds, les agents de sécurité, les vendeurs polyvalents des grands magasins, les conducteurs routiers ou encore certaines professions du BTP) ;- de certaines dépenses supportées directement par l’entreprise : réalisation de diagnostics et de travaux afin de rendre les locaux de l’entreprise accessibles aux travailleurs handicapés ; dépenses liées au maintien dans l’emploi au sein de l’entreprise et à la reconversion professionnelle de bénéficiaires de l’OETH ; prestations d’accompagnement des bénéficiaires de l’OETH et actions de sensibilisation et de formation des salariés afin de favoriser leur prise de poste et leur maintien en emploi (déduction limitée à 10 % de la contribution financière).Jusqu’au 31 décembre 2024, peuvent aussi être déduites, dans la limité de 10 % de la contribution financière, les dépenses exposées par l’employeur au titre :- de la participation à des événements promouvant l’accueil, l’embauche directe et le maintien dans l’emploi de travailleurs handicapés ;- du partenariat avec des organismes œuvrant pour la formation, l’insertion sociale et professionnelle de personnes handicapées que l’employeur accueille ou embauche, à l’exclusion des participations aux opérations de mécénat ;- des actions concourant à la professionnalisation des dirigeants ou des travailleurs des entreprises adaptées, des travailleurs des établissements ou services d’aide par le travail ou des travailleurs indépendants handicapés, ainsi qu’au développement des achats auprès de ces acteurs.Enfin, peuvent être déduites du montant de la contribution financière les dépenses liées à la conclusion de contrats de fourniture, de sous-traitance ou de prestation de services avec des travailleurs indépendants handicapés, des entreprises de portage salarial lorsque le salarié porté est un bénéficiaire de l’OETH, des entreprises adaptées ou des établissements ou services d’aide par le travail. Le montant de la déduction correspond à 30 % du prix hors taxes des fournitures, travaux ou prestations, duquel sont déduits les coûts des matières premières, des produits, des matériaux, de la sous-traitance, des consommations intermédiaires et des frais de vente et de commercialisation. Sachant que la déduction est limitée à 50 % du montant de la contribution financière lorsque l’entreprise emploie moins de 3 % de bénéficiaires de l’OETH par rapport à son effectif et à 75 % lorsqu’elle en emploie au moins 3 %.

En pratique : le paiement de la contribution financière est effectué auprès de l’Urssaf, de la CGSS ou de la MSA en même temps que la DSN de février envoyée le 5 ou 15 mars selon l’effectif de l’entreprise. Toutefois, pour la première année d’application de ces nouvelles règles (OETH de 2020), ce paiement est reporté dans la DSN de mai 2021 effectuée le 5 ou 15 juin 2021.

Une hausse limitée de la contribution

Entre 2020 et 2024, l’augmentation de la contribution financière due par l’entreprise par rapport à celle payée l’année précédente sera limitée.Ainsi, la hausse de la contribution due au titre de l’année 2020 par rapport à celle due au titre de l’année 2019 sera réduite de :- 30 % jusqu’à 10 000 € ;- 50 % au-delà de 10 000 € et jusqu’à 100 000 € ;- 70 % au-delà de 100 000 €.

Exemple : une entreprise paie une contribution au titre de l’OETH de 2019 d’un montant de 15 000 €. Sa contribution au titre de l’année 2020 s’élève à 19 000 €. La hausse de 4 000 € entre ces deux contributions est réduite de 30 %, soit de 1 200 € (4 000 x 30/100). L’entreprise doit donc verser 17 800 € au titre de l’année 2020 (au lieu de 19 000 €).

Entre 2021 et 2024, cette hausse sera diminuée de :- 80 % en 2021 ;- 75 % en 2022 ;- 66 % en 2023 ;- 50 % en 2024.

Des déclarations obligatoires

Toutes les entreprises, quel que soit leur effectif, sont soumises à des démarches administratives.

Une déclaration via la DSN

Les entreprises, quel que soit leur effectif, doivent, tous les mois, indiquer dans leur déclaration sociale nominative (DSN) le statut de travailleur handicapé de leurs salariés, de leurs stagiaires et des personnes accueillies dans le cadre d’une période de mise en situation en milieu professionnel. Attention donc car sont concernées par cette démarche non seulement les entreprises assujetties à l’OETH, mais également celles qui ne le sont pas.

Une déclaration annuelle

Les entreprises assujetties à l’OETH effectuent également une déclaration annuelle. Cette déclaration intervient dans la DSN du mois de février de l’année suivante transmise le 5 ou 15 mars selon l’effectif de l’entreprise.

Précision : pour la première année d’application de ces nouvelles règles (OETH applicable en 2020), cette déclaration annuelle est reportée à la DSN de mai 2021 effectuée le 5 ou 15 juin 2021. L’Urssaf a, par ailleurs, indiqué qu’exceptionnellement en cas de difficulté, les entreprises peuvent remplir ces obligations dans la DSN du mois de juin 2021 à envoyer au plus tard le 5 ou 15 juillet 2021.

Afin d’aider les employeurs à effectuer cette déclaration, c’est l’Urssaf, la CGSS ou la MSA qui calcule l’effectif de l’entreprise, le nombre de personnes handicapées devant être employées dans le cadre de l’OETH, le nombre de bénéficiaires qu’elle emploie effectivement ainsi que le nombre de salariés relevant d’un Ecap. Ces informations sont transmises à l’employeur au plus tard le 31 janvier (30 avril 2021 pour l’OETH de 2020).

À savoir : l’employeur porte à la connaissance du comité social et économique cette déclaration annuelle, sauf la liste nominative des bénéficiaires de l’OETH.

L’entreprise qui ne transmet pas de déclaration annuelle est réputée ne pas avoir rempli son OETH.

Article publié le 06 mai 2021 – © Les Echos Publishing 2021

Vente d’invendus aux salariés : un avantage exonéré de cotisations

La vente aux salariés des invendus non alimentaires de l’entreprise est exonérée de cotisations et de contributions sociales si la réduction tarifaire ne dépasse pas 50 % du prix de vente au public.

Les employeurs peuvent vendre à leurs salariés, à des tarifs préférentiels, les produits ou services proposés par l’entreprise. Ces avantages en nature ne sont pas soumis aux cotisations et contributions sociales si la réduction tarifaire accordée au salarié ne dépasse pas 30 % du prix de vente au public TTC. Depuis le 1er janvier 2021, une règle spécifique s’applique cependant aux produits invendus. Ainsi, sont exonérées de cotisations et contributions sociales les réductions tarifaires allant jusqu’à 50 % du prix de vente public TTC octroyées aux salariés sur les invendus de l’entreprise ou du groupe auquel celle-ci appartient. Sachant que cette réduction doit être accordée dans la limite du seuil de revente à perte (revente à un prix inférieur au prix d’achat effectif).

Précision : sont des produits invendus les produits initialement destinés à la vente dont la mise à disposition sur le marché prend fin. Ne sont toutefois pas concernés les produits qui ne peuvent plus être vendus en raison d’une décision des pouvoirs publics.

Le Bulletin officiel de la Sécurité sociale vient de préciser que cette règle ne concernait toutefois que les produits invendus non alimentaires.

Article publié le 05 mai 2021 – © Les Echos Publishing 2021

Elections du CSE : qui peut se présenter et voter ?

Les salariés qui exercent les attributs de l’employeur en matière d’embauche, de discipline, de licenciement et qui le représentent devant les représentants de proximité ne peuvent pas être inscrits sur les listes électorales du CSE.

Toutes les entreprises d’au moins 11 salariés doivent être dotées d’un comité social et économique (CSE). Un comité qui est composé de l’employeur et d’une délégation du personnel élue par les salariés. Et selon les juges, ne peuvent ni faire partie de cette délégation, ni même en élire les membres, les salariés qui soit disposent d’une délégation écrite particulière d’autorité leur permettant d’être assimilés au chef d’entreprise, soit représentent effectivement l’employeur devant les institutions représentatives du personnel.

C’est pourquoi, dans une affaire récemment soumise à la Cour de cassation, un syndicat avait demandé que soient retirés des listes électorales du CSE les 80 salariés qui avaient la qualité de directeur de magasin. Et, en effet, les juges ont constaté que ces salariés, même s’ils ne disposaient pas d’une totale liberté en matière d’embauche, de discipline et de licenciement, notamment en cas de décision grave, représentaient, à ces occasions, l’employeur vis-à-vis des salariés de leur magasin et en exerçaient alors tous les attributs (embauche, discipline, licenciement). En outre, ils ont relevé que les directeurs représentaient effectivement l’employeur devant les représentants de proximité de leur magasin. Aussi, ces directeurs ne pouvaient pas figurer sur les listes électorales du CSE.

Rappel : dans les entreprises multi-sites, il est possible de mettre en place des représentants de proximité, via la conclusion d’un accord d’entreprise. Des représentants qui permettent de faire le a entre les salariés, l’employeur et le CSE.

Cassation sociale, 31 mars 2021, n° 19-25233

Article publié le 28 avril 2021 – © Les Echos Publishing 2021

Licenciement d’un salarié en arrêt maladie : à quelles conditions ?

Le licenciement d’un salarié en arrêt de travail pour maladie ou accident d’origine personnelle n’est justifié que si ses absences répétées ou prolongées provoquent de graves perturbations sur le fonctionnement de l’entreprise nécessitant son remplacement définitif dans le cadre d’un contrat à durée indéterminée.

Les salariés en arrêt de travail en raison d’une maladie ou d’un accident d’origine personnelle ne bénéficient pas d’une protection contre le licenciement, sauf dispositions plus favorables prévues par la convention collective applicable à l’entreprise. Pour autant, un employeur ne peut pas licencier un salarié du seul fait qu’il est en arrêt de travail. Ceci serait, en effet, considéré comme une discrimination en raison de son état de santé. Aussi, un employeur ne peut licencier un salarié en arrêt de travail en raison d’une maladie ou d’un accident d’origine personnelle que si ses absences répétées ou prolongées provoquent de graves perturbations sur le fonctionnement de l’entreprise, à cause notamment de sa taille, de son secteur d’activité et du poste occupé, et que ces perturbations nécessitent le remplacement définitif du salarié. Autrement dit, l’employeur qui licencie un salarié en raison des conséquences graves de son arrêt de travail sur le fonctionnement de l’entreprise doit le remplacer par un salarié en contrat à durée indéterminée sous peine de voir ce licenciement invalidé. Et ce remplacement, s’il n’est pas effectué avant le licenciement doit, selon les tribunaux, intervenir à une date proche de celui-ci ou dans un délai raisonnable selon les spécificités de l’entreprise et de l’emploi ainsi que des démarches réalisées par l’employeur en vue d’un recrutement.

Dans une affaire récente, une salariée engagée en tant que directrice d’une association, en arrêt de travail pour maladie à compter de mai 2012, avait été licenciée en mars 2013 à cause de la désorganisation que son absence depuis plus de 10 mois faisait peser sur la structure. En septembre 2013, l’association avait recruté une nouvelle directrice en contrat à durée indéterminée. La salariée licenciée avait alors saisi les tribunaux invoquant notamment le fait que son remplacement, intervenu 6 mois après son licenciement, était trop tardif. Mais, pour les juges, ce remplacement est intervenu dans un délai raisonnable compte tenu de l’importance du poste de directeur. En outre, l’association avait, dès le licenciement de la salariée, entamé des démarches en vue d’une nouvelle embauche.

À noter : les juges ont déjà eu l’occasion d’indiquer que sont excessifs un délai de 6 mois pour remplacer une secrétaire administrative et celui de 7 mois pour un contremaître.

Cassation sociale, 24 mars 2021, n° 19-13188

Article publié le 21 avril 2021 – © Les Echos Publishing 2021

Exit les Direccte, place aux Dreets !

À compter du 1er avril 2021, les Dreets remplacent et reprennent les missions dévolues aux Direccte.

En raison d’une réorganisation territoriale des services de l’État, les directions régionales des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (Direccte) sont, à compter du 1er avril 2021, remplacées par les directions régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (Dreets).

Précision : ce nouvel organisme est dénommé direction régionale et interdépartementale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (Drieets) en Île-de-France et direction de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (Deets) en outre-mer.

En pratique, les Dreets (Drieets et Deets) reprennent les missions auparavant confiées aux Direccte et aux services déconcentrés chargés de la cohésion sociale. Elles sont donc compétentes, notamment, en matière de politique du travail et des actions d’inspection de la législation du travail et en matière de politique de l’emploi, d’accompagnement des transitions professionnelles, de l’anticipation et de l’accompagnement des mutations économiques (licenciements économiques avec plan de sauvegarde de l’emploi, ruptures conventionnelles collectives, développement de l’apprentissage…). Ainsi, la Dreets devient, à la place de la Direccte, l’interlocuteur des employeurs pour, par exemple, demander la validation d’un plan de sauvegarde de l’emploi ou l’homologation d’une rupture conventionnelle.

À noter : au niveau départemental, les unités territoriales des Direccte sont désormais intégrées aux directions départementales de la cohésion sociale (DDCS) et aux directions départementales de la cohésion sociale et de la protection des populations (DDCS-PP). Ensemble, elles forment les directions départementales de l’emploi, du travail et des solidarités (DDETS) ou directions départementales de l’emploi, du travail, des solidarités et de la protection des populations (DDETS-PP) compétentes, notamment, en matière d’insertion sociale et professionnelle.

Décret n° 2020-1545 du 9 décembre 2020, JO du 10

Article publié le 02 avril 2021 – © Les Echos Publishing 2021

Comment organiser les congés de vos salariés ?

À l’approche de la saison estivale, vous devez organiser le départ en congés de vos salariés. Pour ce faire, vous devez bien maîtriser le calendrier et les règles, parfois techniques, que vous impose le Code du travail et, le cas échéant, les accords collectifs (accord d’entreprise, convention collective…) qui vous sont applicables. Le point sur les différentes étapes à suivre.

Comment les droits à congés payés sont-ils calculés ?

Chaque salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif.

Ouverture des droits à congés payés

Les droits à congés payés des salariés sont acquis pendant une période, dite « de référence », fixée, par le Code du travail, du 1er juin au 31 mai de l’année suivante. Ainsi, c’est au 31 mai 2021 (pour la période de référence s’étendant du 1er juin 2020 au 31 mai 2021) que vous pourrez calculer définitivement le nombre de jours de congés payés acquis par vos salariés. Toutefois, un accord d’entreprise (ou d’établissement) ou, à défaut, votre convention collective peut prévoir une période de référence différente, par exemple, du 1er janvier au 31 décembre, soit du 1er janvier au 31 décembre 2020 pour les congés à prendre en 2021. Par ailleurs, si votre entreprise est affiliée à une caisse de congés payés (secteur du bâtiment et des travaux publics, en particulier), la période de référence applicable s’étend obligatoirement du 1er avril au 31 mars, soit du 1er avril 2020 au 31 mars 2021.

Nombre de jours acquis

Pendant cette période de référence, chaque salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif. Et ce, quelles que soient sa durée de travail (temps partiel ou temps complet), la nature de son contrat de travail (à durée déterminée ou indéterminée) et son ancienneté dans l’entreprise. Ainsi, un salarié qui travaille du 1er juin 2020 au 31 mai 2021 obtient l’équivalent de 5 semaines de congés, soit 30 jours ouvrables. Sachant qu’un accord d’entreprise (ou d’établissement) ou, en l’absence d’un tel accord, votre convention collective peut prévoir des jours de congés payés supplémentaires, par exemple, pour valoriser l’ancienneté.

À noter : les jours ouvrables sont tous les jours de la semaine, hormis le jour de repos hebdomadaire (généralement le dimanche) et les jours fériés légaux non travaillés dans l’entreprise. L’employeur peut comptabiliser les congés payés en jours ouvrés, ce qui correspond aux jours travaillés dans l’entreprise (généralement du lundi au vendredi). Dans ce cas, les salariés acquièrent 25 jours ouvrés de congés payés par an.

Pour des raisons de simplicité, un mois de travail effectif correspond à 4 semaines. Aussi, les absences de courte durée du salarié n’auront pas d’effet sur l’acquisition des congés payés.

Assimilation au temps de travail

Le Code du travail et les tribunaux assimilent certaines absences à du temps de travail effectif. Celles-ci doivent donc être prises en compte dans le calcul des congés payés du salarié. Il en est ainsi notamment des congés d’adoption, de maternité, de paternité et d’accueil de l’enfant, de nombreux congés de formation (congé de validation des acquis de l’expérience, par exemple), des congés payés de l’année précédente ou encore des absences consécutives à un accident du travail, un accident de trajet ou une maladie professionnelle. En revanche, les juges estiment que les arrêts de travail causés par des accidents ou des maladies non professionnels ne constituent pas du temps de travail effectif et ne donnent pas droit à congés payés.

Important : les heures non travaillées par les salariés placés en activité partielle sont aussi prises en considération pour le calcul des congés payés.

Quand les congés payés sont-ils pris ?

Les salariés doivent obligatoirement bénéficier de leur congé principal entre le 1er mai et le 31 octobre.

Période de prise des congés

Sauf si elle est déterminée par un accord d’entreprise (ou d’établissement) ou, à défaut, par votre convention collective, il vous revient de fixer la période au cours de laquelle les congés d’été (le congé principal) seront pris, après avoir consulté, le cas échéant, vos représentants du personnel. Sachant que, dans tous les cas, cette période doit au moins s’étendre du 1er mai au 31 octobre, soit pour les prochains congés payés de vos salariés, du 1er mai au 31 octobre 2021. Et vos salariés doivent être informés de la période de prise des congés au moins 2 mois avant son ouverture.

À savoir : vous pouvez faire le choix de fermer votre entreprise pendant une partie de l’été et, en conséquence, imposer à vos salariés de prendre leurs congés payés à ce moment-là. Dans ce cas, vous devez prendre soin de consulter préalablement vos représentants du personnel.

Les salariés bénéficient d’un congé principal qui, en principe, ne peut excéder 24 jours ouvrables consécutifs (soit 4 semaines consécutives). Ce qui impose donc, en pratique, de séparer ce congé principal des 6 jours ouvrables restants qui constituent la fameuse 5e semaine de congés payés. Et soyez vigilant, car vos salariés devront avoir pris l’ensemble de leurs congés payés au plus tard le 30 avril 2022 (avec, toutefois, une tolérance jusqu’au 31 mai 2022 prévue par certaines conventions collectives ou par des usages).

En complément : en raison de la crise sanitaire et à condition d’y être autorisé par un accord d’entreprise ou, à défaut, un accord de branche, les employeurs peuvent, jusqu’au 30 juin 2021, imposer à leurs salariés la prise de congés payés acquis (une prise qui peut intervenir avant l’ouverture de la période au cours de laquelle ils doivent normalement être pris) ou modifier les dates des congés payés déjà posés. Ces mesures ne peuvent toutefois porter que sur 6 jours ouvrables maximum (ce qui correspond à une semaine de congés payés).

Fractionnement du congé

Pour des raisons pratiques, vous pouvez, avec l’accord de votre salarié, fractionner son congé principal de 24 jours ouvrables. Mais sans pouvoir le réduire à moins de 12 jours ouvrables consécutifs.

Précision : l’accord du salarié n’est pas requis lorsque le congé coïncide avec la fermeture de l’entreprise.

Ce congé d’au moins 12 jours ouvrables doit être attribué entre le 1er mai et le 31 octobre 2021. Quant aux jours restants du congé principal, ils peuvent être accordés, en une ou plusieurs fois, en dehors de cette période. Le salarié ayant alors droit à des congés supplémentaires : 2 jours ouvrables de plus pour 6 jours de congés au moins pris en dehors de la période allant du 1er mai au 31 octobre ; 1 jour ouvrable de plus pour 3, 4 ou 5 jours de congés pris en dehors de cette période.

Important : là encore, un accord d’entreprise (ou d’établissement) ou, en l’absence d’un tel accord, votre convention collective peut fixer la période durant laquelle le congé d’au moins 12 jours ouvrables est attribué ainsi que les règles de fractionnement.

Calendrier des départs en congé

L’ordre des départs en congé est fixé, en priorité, par un accord d’entreprise (ou d’établissement) ou, à défaut, par votre convention collective. Si ce n’est pas le cas, vous devez établir le planning des congés de vos salariés en fonction de leur situation familiale, de leur ancienneté dans l’entreprise et de leurs activités éventuelles chez d’autres employeurs.

À noter : lorsque 2 de vos salariés sont mariés ou pacsés ensemble, ils ont droit à un congé simultané.

Vos salariés doivent être informés, par affichage, courrier ou note de service de l’ordre des départs en congé au moins un mois à l’avance. Et, sauf accord avec vos salariés ou circonstances exceptionnelles (remplacement d’un salarié brusquement décédé, par exemple), vous ne pouvez modifier ces dates moins d’un mois avant leur départ (un délai différent pouvant être fixé par un accord d’entreprise ou votre convention collective).

Comment les salariés sont-ils rémunérés ?

L’indemnité perçue par le salarié en congés payés est égale à 1/10 de sa rémunération sans pouvoir être inférieure au montant du salaire qu’il aurait perçu s’il avait travaillé.

Le calcul de la rémunération des salariés pendant leurs congés payés peut s’effectuer selon deux modalités. Étant précisé que vous devez appliquer pour chaque salarié celle qui lui est la plus favorable. Ainsi, l’indemnité versée peut être égale soit à 1/10e de sa rémunération brute totale perçue au cours de la période de référence (généralement du 1er juin 2020 au 31 mai 2021), soit au montant de la rémunération que le salarié aurait perçue s’il avait continué à travailler (règle dite du « maintien de salaire »). La première modalité sera privilégiée notamment pour un salarié ayant connu une baisse récente de sa rémunération (passage à temps partiel, par exemple).

Important : les jours de congés payés acquis, mais non pris par les salariés en raison de la rupture de leur contrat de travail, doivent donner lieu à une indemnité compensatrice. Celle-ci est due quel que soit le motif de la rupture, y compris en cas de licenciement pour faute grave.

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